Wie werden Akten der Landesmedienanstalt bewertet?

Logo der SLM (Quelle: www.slm-online.de)
Logo der SLM (Quelle: www.slm-online.de)

Die Auswahl von Unterlagen mit bleibendem Wert ist eine Kernaufgabe des Sächsischen Staatsarchivs. Die Sächsische Landesanstalt für privaten Rundfunk und neue Medien (SLM) hat uns in großem Umfang Verwaltungsakten angeboten. Warum ein intensiver Austausch hilfreich für die Bewertung ist, erfahren Sie im Text.

Ausgangslage

2021 bot die SLM dem Staatsarchiv mehr als 2.000 Ordner mit Verwaltungsakten an. Bis dahin wurden erst wenige Akten, aber vergleichsweise viele Filme und Tonträger vom Staatsarchiv Leipzig in den Archivbestand 22041 Sächsische Landesanstalt für privaten Rundfunk und neue Medien übernommen.

Aktenbestand der SLM im Staatsarchiv Leipzig (Foto: Birgit Richter)
Aktenbestand der SLM im Staatsarchiv Leipzig (Foto: Birgit Richter)

Die vorhandenen Informationen zu den Akteninhalten genügten für eine Bewertung nicht. Insbesondere fehlte mir zum Niederschlag der Kernaufgaben in den Akten der Behörde das notwendige Hintergrundwissen. Auch ein Studium der Homepage sowie unserer Akte zur Betreuung der SLM halfen nur begrenzt.

Dies ist durchaus nicht ungewöhnlich. In der Überlieferungsbildung begegnen uns oftmals spezielle Fachgebiete, die wir nicht auf Anhieb hinreichend überblicken. Deshalb strebte ich eine enge Zusammenarbeit mit der SLM an.

Fachlicher Austausch zwischen Archiv und SLM

Die angebotenen Akten wurden zunächst in einer Anbietungsliste von einem Verwaltungsmitarbeiter der SLM erfasst. Die Ablage dieser Unterlagen nach dem Thema und nicht auf der Grundlage eines Aktenplans ließ jedoch eine Bewertung nach dieser Anbietungsliste mit unseren Bewertungskriterien nicht zu. Deshalb fanden seit Sommer 2021 mehrere Gespräche mit Verantwortlichen der SLM über die Aufgaben und ihren Niederschlag in den Akten statt.

Die Fachleute unterbreiteten zudem konkrete Archivierungsvorschläge zu einzelnen Aktengruppen. Eine Gefahr besteht dabei darin, dass grundsätzlich zu viele Unterlagen zur Archivierung von der anbietungspflichtigen Stelle vorgeschlagen werden. Deshalb prüfte ich die von der SLM unterbreiteten Vorschläge kritisch an unseren Bewertungskriterien. Zudem erläuterte ich ausführlich meine Überlegungen und meine Entscheidungsfindung.

Grundlegende Bewertungskriterien für Sachakten

  • Art der Aufgabenwahrnehmung (Federführung, Mitwirkung, Informierung)
  • Exklusivität der Aufgabe
  • Stellung der anbietenden Stelle in der Verwaltungshierarchie
  • Rechtliche Bedeutung
  • Parallel-/Mehrfachüberlieferung vermeiden
  • Öffentliche Wahrnehmung
  • Überlieferungsersatz für untergegangene Unterlagen
  • Entstehungszeit (eher archivwürdig: z. B. NS-Zeit)
  • Was sagen die Unterlagen über die Aufgaben und Arbeitsweise der abgebenden Stelle aus?
  • Was sagen die Unterlagen über Personen, Orte, gesellschaftliche Strukturen und Ereignisse aus?

Bewertung der Unterlagen

Nach diesen Gesprächen erfolgte die Bewertung der Akten in den Räumlichkeiten der SLM. Bei Unterlagengruppen, die nur in Auswahl archiviert werden, erfolgten teilweise weitere Rücksprachen zur Ermittlung von aussagekräftigen Beispielen.

Übernommene Akten der SLM - noch im Quarantäneraum des Staatsarchivs Leipzig (Foto: Birgit Richter)
Übernommene Akten der SLM – noch im Quarantäneraum des Staatsarchivs Leipzig (Foto: Birgit Richter)

Im Ergebnis wurde zum Beispiel festgestellt, dass die Unterlagen länderübergreifender Gremien wie der Direktorenkonferenz der Landesmedienanstalten vernichtet werden können. Der Vorsitz lag zu keiner Zeit bei der SLM. Die Ausschreibungsunterlagen von Frequenzen wurden dagegen als Kernaufgabe identifiziert und daher übernommen.

Die als archivwürdig bewerteten Akten wurden von der SLM in einem Ablieferungsnachweis erfasst, signiert sowie fachgerecht verpackt. Im Anschluss erfolgte die Übergabe der archivwürdigen Akten an das Staatsarchiv Leipzig.

Die Angaben aus dem Ablieferungsverzeichnis werden zeitnah in unser Archivinformationssystem importiert. Diese Registraturdaten sind von hoher Qualität und können vorerst für die interne Recherche genutzt werden.  Nach Ablauf der allgemeinen Schutzfrist von 30 Jahren wird entschieden, ob und welche archivfachlichen Erschließungsmaßnahmen darüber hinaus ergriffen werden.

Weitere Zusammenarbeit

Eine wichtige Erkenntnis aus unserer Zusammenarbeit war für die SLM, dass die Aktenablage neu organisiert werden sollte. Deshalb wurde zeitgleich mit der Anbietung ein Aktenplan entwickelt, der für zukünftig anzulegende Akten angewendet werden wird. Dieser Aktenplan ermöglicht eine zielgerichtetere Bewertung der Unterlagen.

Gebäude der SLM in Leipzig (Foto: SLM, Ines Herzog)
Gebäude der SLM in Leipzig (Foto: SLM, Ines Herzog)

So ist es möglich, unbefristete Vernichtungsgenehmigungen für einzelne Aktenplanpositionen zu erteilen. Darunter fallen beispielsweise Akten zur allgemeinen Buchführung. Diese Akten müssen somit zukünftig nicht mehr dem Staatsarchiv angeboten werden, sondern können direkt nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet werden. Somit sparen beide Seiten Zeit.

Zudem können im Aktenplan Positionen identifiziert werden, die grundsätzlich oder wahrscheinlich archivwürdig sind. Dies betrifft bei der SLM zum Beispiel die Sitzungsprotokolle des Medienrates, dem zentralen Kontroll- und Entscheidungsorgan.

Zukünftig werden die ergriffenen Maßnahmen dazu beitragen, eine aussagekräftige Überlieferung zur SLM für nachfolgende Generationen bereitzuhalten.

Was macht die Sächsische Landesanstalt für privaten Rundfunk und neue Medien?

Die SLM ist unabhängig und verwaltet sich als rechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts selbst. Die Sächsische Staatskanzlei nimmt die Rechtsaufsicht wahr.

Die SLM hat seit 2004 ihren Sitz in Leipzig. Sie ist die Aufsichtsbehörde für private Radio- und Fernsehprogramme und Telemedien in Sachsen. Zu ihren Aufgaben gehören:

  • Überwachung der privaten Rundfunkanbieter, Fernsehanstalten und Telemedien
  • Vergabe von Sendelizenzen an private Hörfunk- und Fernsehveranstalter
  • Zuweisung von Frequenzen für die Übertragung
  • Förderung der Medienkompetenz, von kulturellen Filmen und von Rundfunktechnologien
  • Vergabe von Hörfunk- und Filmpreisen
  • Medienpädagogische Angebote
  • Förderung der nichtkommerziellen lokalen Rundfunkanbieter 
  • Forschung zur Mediennutzung.

OpenEdition schlägt Ihnen vor, diesen Beitrag wie folgt zu zitieren:
Christian Schlöder (24. Oktober 2022). Wie werden Akten der Landesmedienanstalt bewertet? SAXARCHIV-Blog. Abgerufen am 13. Juli 2024 von https://saxarchiv.hypotheses.org/12119


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