Archivische Bewertung: Was kommt ins Archiv?

Eine der wichtigsten Aufgaben von Archivarinnen und Archivaren ist die „Bewertung“. Mit diesem Fachbegriff ist die Entscheidung gemeint, welche Unterlagen archivwürdig sind und deshalb ins Archiv übernommen werden und welche nicht. Doch wie gehen Archive dabei vor? Und wie lässt sich überhaupt herausfinden, was „archivwürdig“ ist?

Bewertung ist darauf angelegt, für (zukünftige) Nutzende eine Schneise in das Dickicht des (ehemaligen) behördlichen Schriftguts zu schlagen. Ohne die Verringerung der Schriftgutmenge durch die Bewertung wäre die Massen an Unterlagen, die heute entsteht, weder für das Archiv noch für Nutzende handhabbar. Dabei geht es im Wesentlichen darum, die Unterlagen herauszufiltern, denen ein bleibender Wert zukommt.

Was wird bewertet?

Die Zuständigkeit des Staatsarchivs ist im Sächsischen Archivgesetz geregelt: Alle Behörden, Gerichte und sonstigen Stellen des Freistaats Sachsen haben dem Staatsarchiv die Unterlagen anzubieten, die sie nicht mehr benötigen.¹ (Dazu kommen noch einige Spezialfälle, die hier jedoch keine Rolle spielen sollen.) Diese Unterlagen werden dann von den Archivarinnen und Archivaren bewertet.

Insgesamt sind etwas mehr als 200 Stellen dem Staatsarchiv anbietungspflichtig. Eine Auflistung dieser Stellen finden Sie hier.

Da kommen jedes Jahr ziemlich große Mengen zusammen: 2022 wurden dem Staatsarchiv knapp 30 Kilometer Unterlagen angeboten. Daraus haben die Archivarinnen und Archivare einen kleinen Teil ausgewählt: Insgesamt wurden etwas mehr als 1 Prozent der Unterlagen ins Archiv übernommen. Knapp 99 Prozent der angebotenen Unterlagen werden also nicht archiviert, sondern vernichtet, weil sie nicht archivwürdig sind.

Unterlagen von bleibendem Wert

Bewertung ist darauf ausgerichtet, die Unterlagen zu ermitteln und zu bewahren, die einen bleibenden Wert haben für:²

• Gesetzgebung,
• Rechtsprechung,
• Regierung und Verwaltung,
• Wissenschaft und Forschung,
• oder für die Sicherung berechtigter Belange betroffener Personen oder Institutionen oder Dritter.

Mit dem letzten Punkt ist gemeint, dass zum Beispiel Opfer politischer Verfolgung in der DDR auf der Grundlage von öffentlichem Archivgut ihre Rechtsansprüche geltend machen können.

Wie Bewertung in der Praxis abläuft, erklärt zum Beispiel der Beitrag von Christian Schlöder:
Wie werden Akten der Landesmedienanstalt bewertet?

Archivisches Handwerkszeug

Doch wie lassen sich Unterlagen von bleibendem Wert ermitteln? Dafür haben Archivarinnen und Archivare eigene, seit langem bewährte Methoden, Kriterien und Modelle entwickelt. Für die Bewertung der Unterlagen ist eine genaue Kenntnis der Struktur, der Aufgaben und Arbeitsweise der anbietenden Stelle nötig. Nur so lässt sich festlegen, was das Typische und das Besondere des jeweiligen Verwaltungshandelns ist und wie dies dokumentiert wird. Auf dieser Grundlage wird dann die Bewertungsentscheidung getroffen.

Eine Besonderheit sind sogenannte „Bewertungsmodelle“. Diese Modelle beschäftigen sich mit einem bestimmten Verwaltungszweig, zum Beispiel mit der Justiz oder der Finanzverwaltung. Sie erfassen systematisch die anfallenden Unterlagen und treffen eine Bewertungsentscheidung. Solche Modelle legen also für zukünftige Anbietungen fest, welche Unterlagen archiviert werden und welche nicht. Die Erarbeitung solcher Modelle ist jedoch meist ziemlich aufwändig. Im Arbeitsalltag sind Bewertungsmodelle aber äußerst hilfreich und vereinfachen Anbietung und Bewertung ganz wesentlich.³

Frank Lehmann beschreibt in seinem Beitrag über eine Übernahme historischer Liegenschaftskarten wie das Modell zur Bewertung der Unterlagen des Liegenschaftskatasters angewandt wird.

Bewertung im digitalen Zeitalter

Doch wie verhält es sich mit digitalen Unterlagen? Ist da Bewertung überhaupt noch nötig? Schließlich wäre es doch vorstellbar, zum Beispiel mithilfe Künstlicher Intelligenz (KI) große Datenmengen zu erforschen? Tatsächlich wird in der archivfachlichen Diskussion aktuell viel darüber nachgedacht, wie sich Bewertung im digitalen Zeitalter verändern kann oder auch verändern muss.⁴ Dabei geht es jedoch eher darum, die neuen technischen Möglichkeiten für die Bewertung zu nutzen. Der gesetzliche Auftrag, Unterlagen von bleibendem Wert zu ermitteln, bleibt für Archive auch bei digitalen Unterlagen bestehen.

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1. § 5 Abs. 1 SächsArchivG [↩]
2. § 2 Abs. 3 SächsArchivG [↩]
3. Beispiele finden sich auch beim Hessischen Landesarchiv, beim Niedersächsischen Landesarchiv oder beim Landesarchiv Nordrhein-Westfalen. [↩]
4. Thomas Neukom: Können wir endlich alles behalten? Archivische Bewertung elektronischer Unterlagen, in: Arbido 2016/3. Giovanni Colavizza u.a.: Archives and AI: An Overview of Current Debates and Future Perspectives, in:J. Comput. Cult. Herit. 15, 1, Article 4 (Dezember 2021), 15 Seiten. [↩]

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