Digitale Transformation in Archiven – Was bedeutet das eigentlich?

Am 2. und 3. März 2023 findet unter dem Titel „Planung. Prozesse. Probleme. Digitale Transformation in Archiven“ der 24. Sächsische Archivtag in Mittweida statt. Auch das Sächsische Staatsarchiv als Mitveranstalter des Archivtages befindet sich mitten in diesem Transformationsprozess. Aber was bedeutet das eigentlich, und wo geht die Reise hin?

Der Begriff der „digitalen Transformation“ beschreibt einen fortlaufenden, tiefgreifenden Veränderungsprozess in der Gesellschaft durch immer leistungsfähigere digitale Technologien. Die Archive – als Gedächtnisse der Gesellschaft – dokumentieren diesen Prozess. Als moderne Informationsdienstleister sind sie gleichzeitig aber auch Teil dieser Entwicklung und gestalten sie aktiv mit.

Was ändert sich für die Archive?

Die digitale Transformation führt dazu, dass sich das Ausgangsmaterial verändert, das sie archivieren. Archive bewerten und übernehmen heute nicht mehr nur Papierunterlagen, sondern auch elektronische Akten und Daten aus oft hoch komplexen Fachverfahren. Die elektronischen Unterlagen mit bleibendem Wert werden in einem elektronischen Archiv verwahrt und elektronisch bereitgestellt.

Gleichzeitig ändert sich der Prozess der Archivierung. Das Archivgesetz verpflichtet die Behörden und Gerichte dazu, das Staatsarchiv schon bei der Einführung von IT-Systemen zu beteiligen. Nur so kann später eine reibungslose und kostengünstige Archivierung gewährleistet werden. Archive kümmern sich im digitalen Zeitalter also sozusagen „von der Wiege bis zur Bahre“ um die elektronischen Unterlagen.

Die digitale Transformation bedeutet auch, dass sich die Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger an die Archive verändern. Das Archivgut soll heute nicht nur in den Lesesälen, sondern auch vom heimischen Schreibtisch aus nutzbar sein. Benutzerinnen und Benutzer möchten online in den Erschließungsinformationen recherchieren, ihren Archivbesuch im Internet vorbereiten und Archivalien elektronisch in den Lesesaal bestellen. Noch komfortabler ist es natürlich, wenn sie auch das Archivgut selbst online einsehen und kostenfrei herunterladen können.

Wo steht das Sächsische Staatsarchiv im Prozess der digitalen Transformation?

Mit der elektronischen Archivierung hat das Staatsarchiv schon sehr früh begonnen. Im Rahmen der Einführung der elektronischen Akte in Sachsen hat es als eines der ersten Landesarchive in Deutschland bereits 2013 das elektronische Staatsarchiv el_sta in Betrieb genommen. Aktuell werden dort rund 20 TB elektronisches Archivgut verwahrt. Dazu gehören zum Beispiel:

• Luftbilder aus Landesüberfliegungen, sogenannte Orthofotos,
• Statistikunterlagen der DDR, darunter Volkszählungen von 1971 und 1981,
• Tweets der Staatskanzlei.

Auch für die Online-Nutzung von Archivgut hat das Staatsarchiv bereits ein breites Angebot geschaffen:

• 50 % aller Findmittel stehen online bereit. Weitere 20 % liegen digital vor, dürfen jedoch aus rechtlichen Gründen noch nicht im Internet veröffentlicht werden.
• 7,5 % des analogen Archivguts sind digitalisiert. 2,5 % der Archivalien können inzwischen als Scan von jedem Ort der Welt online genutzt werden. Das entspricht knapp 14 Millionen Digitalisaten.

Dieses Angebot wird im Rahmen der Digitalstrategie des Freistaates „Sachsen digital 2030“ kontinuierlich ausgebaut.

Dieses Angebot kann nicht nur auf der Website des Staatsarchivs genutzt werden. Im Archivportal-D sind die Erschließungsinformationen und die Digitalisate des Staatsarchivs auch im Kontext der Daten von 200 deutschen Archiven verfügbar. Wer dort also „Zwinger“ als Suchbegriff eingibt, findet nicht nur Archivgut zum „Dresdner Zwinger“, sondern über 1000 Treffer in verschiedenen Archiven aus ganz Deutschland.

Aber auch hinter den Kulissen des Staatsarchivs hat sich in den letzten 10 Jahren viel verändert. 2018 wurde zum Beispiel die elektronische Akte eingeführt, so dass das Staatsarchiv selbst (fast) keine Papierakten mehr produziert. Und über 100 Arbeitsplätze sind inzwischen mit Notebooks für die mobile Arbeit ausgestattet. Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können nun also auch von zuhause aus arbeiten.

Wo soll die Reise hingehen?

Das Staatsarchiv betreibt also ein elektronisches Archiv, stellt seine Archivalien online bereit und hat viele interne Prozesse digitalisiert. Aber ist das bereits „digitale Transformation“? Bedeutet „digitale Transformation“ lediglich, Analoges in Digitales zu wandeln? Oder wird in der digitalen Transformation nicht etwas Neues, ein wirklicher Mehrwert geschaffen?

Tipp: Auf dem Sächsischen Archivtag wird auch Prof. Dr. Johanna Sprondel referieren. In diesem Video erklärt sie, was „digitale Transformation“ bedeutet und welche Denkfehler den digitalen Wandel blockieren.

Im Staatsarchiv haben wir uns vorgenommen, moderne Technologien einzusetzen, um den Zugang zu Archivgut für unsere Benutzerinnen und Benutzer weiter zu verbessern. Ein echter Mehrwert wird zum Beispiel entstehen:

• wenn zukünftig die Benutzung in einem „virtuelle Lesesaal“ stattfinden kann. Dann wird auch im virtuellen Raum alles möglich sein, was heute im Lesesaal vor Ort möglich ist.
• wenn Erschließungsinformationen über Normdaten verknüpft werden, zum Beispiel zu Personen oder Orten. Das erleichtert die Suche nach Archivgut und verbessert die Suchergebnisse.
• wenn das Archivgut mithilfe künstlicher Intelligenz vollständig erschlossen, transkribiert und damit leichter lesbar und durchsuchbar ist.

Noch sind wir ein ganzes Stück von diesen Zielen entfernt, aber dort geht die Reise hin. Gemeinsam mit anderen Archiven stellen wir uns dieser Herausforderung. Der Sächsische Archivtag wird hierzu sicher zahlreiche Anregungen liefern.

Der 24. Sächsische Archivtag wird vom VdA-Landesverband Sachsen und dem Sächsischen Staatsarchiv veranstaltet. Tagungsort ist die Hochschule Mittweida.

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