E-Akte: Schriftgutverwaltung als Prozess

(Bild: Jørgen Stamp, www.digitalbevaring.dk)

Die Akte war lange eine wenig beachtete, scheinbare Selbstverständlichkeit der Verwaltung. Das hat sich mit der digitalen Transformation in der Verwaltung und dem Umstieg auf die elektronische Akte (E-Akte) geändert. Schriftgutverwaltung und Aktenführung gewinnen wieder an Bedeutung. Dabei ist es für Behörden und Archive wichtig, den Gesamtprozess von der Entstehung bis zur Aussonderung von Akten im Blick zu haben.

Das Pilotprojekt Aussonderung E-Akte

Das Staatsarchiv ist seit 2019 an einem Pilotprojekt des Freistaates Sachsen zur Aussonderung von elektronischen Akten beteiligt. Im Rahmen dieses Pilotprojekts hat das Staatsarchiv erstmals genuin elektronische Akten in das elektronische Magazin übernommen.1

(Bild: Jørgen Stamp, www.digitalbevaring.dk)

Meine Kollegen Karsten Huth und Christian Schlöder haben beim Sächsischen Archivtag 2023 eine erste Zwischenbilanz des Pilotprojekts gezogen. Dabei ging es um technische und organisatorische Fragen des elektronischen Aussonderungsprozesses – und um Schriftgutverwaltung und Aktenführung. Im Pilotprojekt hat sich nämlich herausgestellt, dass dies kritische Faktoren für die Aussonderung sind. Gab es Mängel in diesen Bereichen, kam es zu Problemen bei der Aussonderung.

Das klappte nicht so gut

Schwierigkeiten bereitete zum Beispiel Folgendes:

  • Akten werden nach Ende der Bearbeitung nicht formal über eine z.d.A.-Verfügung („zu den Akten“) abgeschlossen: Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht. Deshalb können Akten nicht angeboten werden, obwohl sie bei korrekter z.d.A.-Verfügung bereits aussonderungsreif wären. Sie verbleiben deshalb länger im Vorgangsbearbeitungssystem als nötig.
  • Elektronische Akten mit Papier-Anteil (sogenannte Hybrid-Akten) sind im E-Akte-System nicht mit den korrekten Metadaten gekennzeichnet. In der Folge könnten unvollständige Akten ins Archiv übernommen werden, weil die Existenz des Papier-Anteils für das Archiv und für die Behörde nicht erkennbar ist.

Zudem nahmen in den Projektbesprechungen Fragen der beiden Pilot-Behörden zu ordnungsgemäßer Schriftgutverwaltung und Aktenführung oft sehr viel Raum ein. Diese Fragen bezogen sich nicht nur direkt auf die Aussonderung. Auch andere Aspekte wurden angesprochen, die die tägliche Arbeit mit den Akten betrafen.

Warum überhaupt Akten führen? Akten sind das zentrale Medium zur Dokumentation von Verwaltungshandeln. Die Verpflichtung zur ordnungsgemäßen Aktenführung geht auf das Grundgesetz zurück (Art. 20 Abs. 3 GG): Verwaltung ist an Recht und Gesetz gebunden – und dokumentiert dies in Form von Akten.

Den Gesamtprozess im Blick haben

Probleme bei der Aussonderung gelten oft als rein archivische Angelegenheit. Dabei ist die Aussonderung auch für die anbietenden Stellen zentral: Nur auf diesem Wege können Akten rechtskonform nach dem Ende der Aufbewahrungsfrist das Vorgangsbearbeitungssystem verlassen.

Die Bedeutung der Aussonderung für die Behörden spiegelt sich im Lebenszyklus-Modell:

Lebenszyklus-Modell für Akten (Grafik: Sächsisches Staatsarchiv)
Lebenszyklus-Modell für Akten (Grafik: Sächsisches Staatsarchiv)

Laut diesem Modell liegt die Verantwortung für das Schriftgut bis zum Ende der Phase „Aussonderung“ bei der aktenführenden Stelle. Erst danach, in der Phase „Archivierung“ geht die Verantwortung an das Archiv über. Umso wichtiger ist es gerade für Behörden, Schriftgutverwaltung als Gesamtprozess zu sehen und ordnungsgemäße Aktenführung als Mittel zur erfolgreichen Abwicklung dieses Prozesses.

Akten fürs Archiv?

Behörden führen Akten nicht für das Archiv. Akten sind vielmehr das zentrale Werkzeug im Arbeitsalltag jeder Verwaltung. Darin ist festgehalten:

  • warum Behörden in einer Angelegenheit überhaupt aktiv werden,
  • wie sie zu einer Entscheidung gekommen sind,
  • und wie diese Entscheidung aussieht.

Die Akte sorgt also für Transparenz und Nachprüfbarkeit: wer hat wann was warum wie entschieden?

(Bild: Jørgen Stamp, www.digitalbevaring.dk)

Bei ordnungsgemäß geführten Akten ist der aktuelle Sachstand in einer Angelegenheit jederzeit ersichtlich. Für die Aufgabenerfüllung von Behörden ist das ganz wesentlich. Gut geführte Akten helfen zum Beispiel bei:

  • der schnellen und korrekten Beantwortung von Anfragen
  • (kurzfristigen) Berichtspflichten gegenüber den Aufsichtsbehörden
  • Gerichtsverfahren

Archive haben lediglich einen „Kollateralnutzen“ davon, wenn sie aussagekräftige und gut geführte Akten archivieren können.2

Was tun?

Aus den Erfahrungen des Pilotprojekts zur Aussonderung der E-Akte lässt sich festhalten: Fehler am Anfang des Lebenszyklus können auch am Ende bei der Aussonderung für Probleme sorgen. Deshalb ist eine ordnungsgemäße Aktenführung in der Behörde so wichtig. Schriftgutverwaltung ist als Prozess zu behandeln, der den gesamten Lebenszyklus einer Akte umfasst.

Folgende Maßnahmen können bei der Umsetzung helfen:

  • Schriftgutverwaltung als Führungsaufgabe ernst nehmen
  • Mitarbeitende in der Registratur als Expertinnen und Experten der Schriftgutverwaltung stärken
  • Schriftgutverwaltung und ordnungsgemäße Aktenführung als „gelebte Praxis“ im Arbeitsalltag etablieren
  • Frühzeitig mit dem zuständigen Archiv Kontakt aufnehmen – nicht erst, wenn die Aussonderung ansteht

(Bild: Jørgen Stamp, www.digitalbevaring.dk)

Die erfolgreiche Arbeit mit der E-Akte von der Anlage der Akte bis zur Aussonderung ist ein Marathon, kein Sprint: Ausdauer und kontinuierliche Verbesserung sind gefragt.




Diesen Blogbeitrag zitieren
Christine Friederich (2023, 3. März). E-Akte: Schriftgutverwaltung als Prozess. SAXARCHIV-Blog. Abgerufen am 13. April 2024, von https://doi.org/10.58079/tw53

  1. Einen kurzen Bericht dazu finden Sie hier. []
  2. Zum Begriff siehe Bastian Gillner, Good Governance als Kollateralnutzen. Oder: Wie Archive mit der E-Akte Verwaltungshandeln und Überlieferung verbessern können, in: Tobias Hermann u.a. (Red.), Verlässlich, richtig, echt – Demokratie braucht Archive! 88. Deutscher Archivtag in Rostock, hrsg. vom VdA – Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e.V., Neustadt / Aisch 2019, S. 39-50. []

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Eine Antwort

  1. 23/08/2023

    […] Band 5 (2021), S.4²„E-Akte: Schriftgutverwaltung als Prozess“. Christine Friedrich, 2023 https://saxarchiv.hypotheses.org/17755, zuletzt abgerufen […]

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