Digitale Transformation: Rückblick auf den 24. Sächsischen Archivtag in Mittweida

Archivtag-Taschen - die obligatorischen Erinnerungsstücke (Foto: Stephanie Kortyla)
Archivtag-Taschen - die obligatorischen Erinnerungsstücke (Foto: Stephanie Kortyla)

Die Archivtag-Tasche in der Hand, das Namensschild festgesteckt, die ersten bekannten Gesichter begrüßt: 4 Jahre ist es her, dass ein Fach-Austausch unter Archivarinnen und Archivaren bei einem Sächsischen Archivtag in Präsenz möglich war. Umso erwartungsvoller waren die rund 200 Teilnehmenden, die sich am 2. und 3. März 2023 an der Hochschule Mittweida trafen. Was bleibt von diesen 2 Tagen?

Die Tagungsstätte bot architektonisch und auch technisch einen ganz besonderen Rahmen: Der Vortragssaal war das hauseigenen TV-Studio der Hochschule: Was für eine Kulisse!

Dort eröffneten Vertreterinnen und Vertreter aus Politik und Fachverbänden sowie der Hochschule Mittweida mit ihren Grußworten die Tagung. Michael Ruprecht, Vorsitzender des Landesverbandes Sachsen im VdA, und Andrea Wettmann, Direktorin des Sächsischen Staatsarchiv, begrüßten als Veranstalter die Anwesenden.

Rahmenthema des 24. Sächsischen Archivtags war die „Digitale Transformation in Archiven“. Die Veranstalter hatten ein attraktives Tagungsprogramm zusammengestellt. Mit den 3 Sektionen

  • Transformation erkennen und steuern
  • Digitale Workflows im Archiv und
  • Digitale Transformation im Verbund

folgte es einer Dramaturgie von der Theorie zur Praxis.

Bereit für die Redner: Die Bühne im TV-Studio der Hochschule (Foto: Stephanie Kortyla)
Bereit für die Redner: Die Bühne im TV-Studio der Hochschule (Foto: Stephanie Kortyla)

Transformation erkennen und steuern

Für die Theorie war an diesem Tag Johanna Sprondel zuständig. Sie arbeitet als Strategie- und Kommunikationsberaterin und sensibilisierte die Zuhörerinnen und Zuhörer für die Prozesse, Herausforderungen und Probleme des digitalen Wandels. Was einige als eine Art Weckruf erwarteten, gestaltete sich vielmehr als ein Aufruf zur ehrlichen Bedarfsanalyse.

Digitalisierung oder Digitale Transformation?

Während Digitalisierung vor allem auf die Übersetzung von Analogem ins Digitale abzielt, meint Digitale Transformation das Hinterfragen und die vollständige Umwandlung bestehender Prozesse. Johanna Sprondel erläuterte das an einem Beispiel: Digitale Kartendienste können heute viel mehr als früher Stadtpläne auf Papier. Man kann etwa nach Restaurants suchen, Bewertungen dazu lesen oder die Navigation von A nach B nutzen.

Angesichts der Herausforderungen, die das Archivwesen ohnehin zu bewältigen hat, gab Johanna Sprondel den Rat, genau abzuwägen: Was können digitale Techniken leisten und was davon ist wirklich sinnvoll für das, was wir erreichen wollen? Denn eines haben Digitalisierung und digitale Transformation gemeinsam: Sie sind kein Selbstzweck, sondern müssen am Bedarf orientiert sein!

Unser Tipp: Wo das Sächsische Staatsarchiv im Prozess der digitalen Transformation steht, können Sie im Beitrag von Andrea Wettmann nachlesen.

Die Stadt Chemnitz und die Digitale Agenda – Wo Akten laufen lernen

Der bitkom e. V. hat den Bedarf der Gesellschaft ganz genau erfasst: Demnach erwarten 88 % der Bürgerinnen und Bürger, dass ihre Stadt- oder Gemeindeverwaltung das Thema Digitalisierung mit mehr Nachdruck verfolgt.1 Die Stadt Chemnitz stellte sich der Aufgabe, sämtliche Prozesse der Chemnitzer Stadtverwaltung zu erfassen, zu hinterfragen und in einer Digitalen Agenda neu aufzusetzen.

Michael Walter, Mirko Geilert und Paolo Cecconi erläuterten in ihrem gemeinsamen Vortrag, wie in Chemnitz durch interdisziplinäre Zusammenarbeit eine ganzheitliche Strategie entstanden ist. So wurden die bisher zahlreichen Insellösungen in der Verwaltung miteinander verknüpft und zudem gänzlich neue Prozesse etabliert.

Das Stadtarchiv übernimmt bei der Einführung der E-Akte eine Schlüsselrolle. Zudem hat es ein digitales Archiv etabliert und konnte so das erste Projekt der Digitalen Agenda abschließen. Damit leistete das Stadtarchiv auch einen Beitrag für die erfolgreiche Bewerbung der Stadt Chemnitz als Kulturhauptstadt Europas 2025: Die Einrichtung des digitalen Archivs diente als ein Beweis für die Fähigkeit der Stadt, Infrastrukturprojekte zu realisieren.

Digitale Workflows im Archiv

Die Realität der Vorfeldarbeit in einer digitalen Stadtverwaltung

Auch Henrike Thomas vom Stadtarchiv Leipzig betonte den Mehrwert, den es für Archive mit sich bringt, in die Gesamtstrategie der Stadtverwaltung gut eingebunden zu sein. Durch die Klassifizierung des elektronischen Kommunalarchivs als Basisdienst ist das Stadtarchiv in zahlreichen übergreifenden Gremien vertreten. Es erfüllt eine zentrale Funktion bei der Einführung der E-Akte und gewinnt somit auch an Einfluss auf die Schriftgutverwaltung in den Ämtern der Stadt.

Mitunter begegnen ihr dort noch Fragen wie „Sollen wir das vor der Übergabe an das Stadtarchiv ausdrucken?“ oder „E-Mails gehören wohl auch in die Akte?“. Henrike Thomas hat gute Erfahrungen damit gemacht, den erhobenen Zeigefinger zu Hause zu lassen und in einem Beratungsgespräch mit Verständnis und Geduld zu reagieren.

Aussonderungsworkflow für die E-Akte: Einblicke in ein Pilotprojekt des Staatsarchivs

Geduld war auch das Stichwort für den nächsten Beitrag von Karsten Huth, der auf die grauen Haare verwies, die ihm die Komplexität des xDomea-Standards bereits eingebracht hat. Er stellte gemeinsam mit Christian Schlöder den Aussonderungsworkflow für die E-Akte im Sächsischen Staatsarchiv vor. Die intensive Arbeit an dem Pilotprojekt trägt aber Früchte: Eine erste Übernahme elektronischer Akten von dem Projektpartner Landesfeuerwehrschule ist bereits erfolgt.

Unser Tipp: Zur Bedeutung der Schriftgutverwaltung für die E-Akte finden Sie Informationen im Beitrag von Christine Friederich.

Mit dem in den Aussonderungsprozess integrierten Bewertungstool Betwixt ist sogar eine automatisierte Überprüfung auf die (formaltechnische) Plausibilität der übermittelten Metadaten möglich. Geduld ist jedoch weiterhin erforderlich: Alle Prozesse, Werkzeuge und Standards müssen immer weiterentwickelt und an die IT-Infrastruktur ihrer Umgebung angepasst werden.

Digitalisierung – eine Aufgabe der Bestandserhaltung?

Barbara Kunze (Sächsisches Staatsarchiv) beleuchtete den digitalen Wandel mit Blick auf die Konversion von Archivgut. Digitalisierung von analogem Archivgut dient vor allem der verbesserten Zugänglichkeit. Dabei die Bestandsschonung ebenso elementar wie die Grenzen der digitalen Repräsentierbarkeit im Blick zu behalten.

Barbara Kunze erklärte, welche Probleme entstehen, wenn gebundene, besonders umfangreiche Akten digitalisiert werden sollen. So kann das Archivgut durch den Scanvorgang selbst geschädigt werden. Zugleich werden oft wenig zufriedenstellende Scan-Ergebnisse erreicht, wenn Akten mit herkömmlicher Technik, aber materialschonend gescannt werden, indem zum Beispiel der Öffnungswinkel geringgehalten wird. Sie stellte eine Lösung vor, wie mithilfe besonderer Scantechnik gute Ergebnisse für die Digitalisate erreicht werden, ohne die Originale zu schädigen.

Aufbau einer digitalen Nutzerverwaltung im Stadtarchiv Leipzig

Michael Ruprecht (Stadtarchiv Leipzig) berichtete von einer umfassenden Erneuerung der Geschäftsprozesse im Stadtarchiv Leipzig. Durch den Aufbau einer digitalen Nutzerverwaltung konnten vorher nebeneinander laufende Prozesse wie die Archivalienbestellung, die Platz-Buchung im Lesesaal, die Recherche, die statistische Anfragenerfassung sowie das Führen der Benutzerakte miteinander verknüpft werden.

Damit nicht genug: Parallel dazu hat das Stadtarchiv Leipzig die E-Akte eingeführt, sein Archivsystem auf eine neue Software umgestellt und ein Online-Rechercheportal implementiert. Ein Kraftakt, der sich lohnt: ungefähr 10 % der Verzeichnungsdatensätze sind inzwischen online recherchier- und bestellbar.

Digitale Transformation im Verbund

Wie Synergieeffekte durch archivische Verbundlösungen erzielt werden können, zeigten die Beiträge von Benjamin Lange (Sächsischer Landkreistag), Marco Birn (Kreisarchiv Reutlingen) und Andreas Neuburger (Landesarchiv Baden-Württemberg) und Maren Worrich (Stadtarchiv Eilenburg). Vorgestellt wurden:

  • Eine neue Muster-Zweckvereinbarung für Archivverbünde in Sachsen
  • Ein Beispiel für eine Zusammenarbeit von Kreis- und Stadtarchiven bei der digitalen Archivierung
  • Die Entwicklung einer neuen Erschließungs- und Online-Präsentations-Software für kleine Archive.

Alle Beispiele zeigten, was möglich ist, wenn die Kräfte gebündelt werden und leistungsstärkere Archive oder Verbände Verantwortung übernehmen und gemeinsame Lösungen entwickeln.

Ausklang des ersten Tages

Nach 3 Sektionen quer durch Schriftgutverwaltung, Überlieferungsbildung, Bestandserhaltung und Benutzung merkte man deutlich: Die Köpfe im TV-Studio rauchten und die Gesprächigkeit nahm zu. Beim Empfang des Bürgermeisters im Rathaus klang der 1. Tagungstag aus. Bürgermeister Ralf Schreiber stellte in einer Präsentation die Geschichte der Stadt Mittweida sowie die Arbeit des Stadtarchivs vor. Danach war Gelegenheit, sich in geselliger Runde über die Erkenntnisse des Tages auszutauschen. 

Gesprächsbedarf nach den letzten Vorträgen (Foto: Stephanie Kortyla)
Gesprächsbedarf nach den letzten Vorträgen (Foto: Stephanie Kortyla)

Workshops

Am 2. Tag ging es dann in Workshops ganz um die Praxis. Angeboten wurden unter anderem folgende Themen:

  • Crashkurs: Digitale Archivierung
  • Crashkurs: Webarchivierung
  • Digitalisierung und Vergabeverfahren: Workflow im Sächsischen Staatsarchiv.

Was bleibt?

Was bleibt von dieser Tagung? Welche Gedanken haben wir mitgenommen? Auf diese Frage haben wohl alle Teilnehmenden eigene Antworten. Einprägsam aber waren die Worte von Michael Walter (Stadt Chemnitz):

Digitalisierung ist nicht etwas, das einfach passieren sollte,

sondern ein Prozess, der gesteuert werden muss.

Wie gelingt uns das am besten? Indem wir uns vernetzen, Expertise nutzen und ehrlich am Bedarf orientieren!




Diesen Blogbeitrag zitieren
Linda Rößner (2023, 27. März). Digitale Transformation: Rückblick auf den 24. Sächsischen Archivtag in Mittweida. SAXARCHIV-Blog. Abgerufen am 13. April 2024, von https://doi.org/10.58079/tw5a

  1. Bitkom e. V. (Hg.): Smart City Index 2022. Studienbericht zum Digitalisierungsgrad der 81 deutschen Großstädte. Online verfügbar unter: Smart City Index 2022 | Studie 2023 | Bitkom e.V. (Stand: 20.03.2023). []

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4 Antworten

  1. MS sagt:

    Vielen Dank für die Retrospektive in Form dieses gelungenen Artikels.

    Neben den informativen und weitsichtigen Vorträgen ist der Austausch in den “Pausen” mal wieder sehr erfrischend und fruchtbar gewesen. Nur schade, dass für die vielen interessierten Newcomer zu wenig Zeit blieb, sodass es doch nur eine Vorstellungsrunde blieb. Das Konzept jedoch empfinde ich als sehr wertvoll und sollte definitiv ausgebaut werden.

    • Linda Rößner sagt:

      Vielen Dank für Ihren freundlichen Kommentar und Ihr eigenes Feedback zum Archivtag, das wir gern an die Organisatoren weitergeben.

  2. Hans A. sagt:

    Ein sehr informativer und toll geschriebener Beitrag. Das macht das Thema Digitalisierung greifbar. Vielen Dank!

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