Workshop Überlieferungsbildung: Einzelfallakten bewerten

Veranstaltungsraum vor Workshopbeginn im Hauptstaatsarchiv Dresden (Foto: Norman Grimm).
Veranstaltungsraum vor Workshopbeginn im Hauptstaatsarchiv Dresden (Foto: Norman Grimm).

Im Sächsischen Staatsarchiv gibt es mit dem „Workshop Überlieferungsbildung“ ein Format für den internen Austausch zu fachlichen Fragen. In diesem Jahr ging es um das Thema „massenhaft gleichförmige Einzelfallakten“. Was diskutiert wurde und was wir aus dem Workshop in den Arbeitsalltag mitnehmen, haben wir hier zusammengefasst.

Teil 1:  Grundlagen

Der erste Teil des Workshops fand am 14. März 2023 per Videokonferenz statt. Es gab 2 Impulsvorträge, die sich dem Thema aus unterschiedlicher Perspektive näherten. Der erste Vortrag befasste sich mit Archivierungsmodellen verschiedener Landesarchive und den dort festgelegten Bewertungsentscheidungen und –verfahren. Es lässt sich festhalten, dass der Mehrwert von prospektiven Bewertungsfestlegungen für Einzelfallakten hoch ist: Selbst sehr große Aktenmengen lassen sich so effizient und nachvollziehbar bewerten. Auch bei der Neuerstellung von Archivierungsmodellen stehen deshalb immer noch oft die Verwaltungsbereiche im Mittelpunkt, bei denen viele solche Akten anfallen.1

Im zweiten Impulsvortrag stellten Christian Schlöder und Doreen Wustig ihre Überlegungen für eine Bewertung von Patientenakten des Sächsischen Krankenhauses Altscherbitz vor. Das Vorgehen hat Doreen Wustig bereits hier in ihrem Blog-Beitrag kurz geschildert. In ihrem Vortrag vertieften sie ihre Erläuterungen und leiteten daraus Fragen zur Diskussion ab. Im anschließenden fachlichen Austausch wurden verschiedene praktische Herangehensweisen diskutiert, auch jenseits des Beispiels Patientenakten. Es wurde die Frage aufgeworfen, ob bisher in der Praxis bewährte Methoden und Verfahren auch bei genuin digital entstandenen Unterlagen noch anwendbar sein werden.

Was sind massenhaft gleichförmige Einzelfallakten?

Massenhaft gleichförmige Einzelfallakten sind zum Beispiel Personalakten, Steuerakten oder Verfahrensakten der Justiz. Sie kommen in großer Anzahl vor, sind prinzipiell gleich aufgebaut und unterscheiden sich vor allem durch ein formales Ordnungsmerkmal, zum Beispiel die Person, auf die sie sich beziehen.

Teil 2: World-Café

Am 9. Mai 2023 ging der Workshop in die zweite Runde. Diesmal trafen sich die Teilnehmenden in Dresden in Präsenz. Der Workshop fand als „World-Café“ statt. In diesem Format diskutieren wechselnde Kleingruppen vorher festgelegte Fragen oder Themenkomplexe. In unserem World-Café befassten sich die Teilnehmenden mit:

Workshop-Teilnehmer im World-Café (Foto: Norman Grimm).
  • der aktuellen Bewertungspraxis,
  • den Anforderungen von (künftigen) Nutzerinnen und Nutzern und
  • den (neuen) Bewertungsmöglichkeiten für genuin elektronisch entstandene Einzelfallakten.

Workshop-Teilnehmer im World-Café (Foto: Norman Grimm).

Bewertungspraxis

An den drei „Café-Tischen“ wurde intensiv diskutiert. Bei der Vorstellung der Ergebnisse im Plenum zeigte sich: Das bisher angewandte methodische Instrumentarium hat sich bewährt bei der Dokumentation des „Typischen“ und des „Besonderen“ in der Überlieferung. Übergreifende Bewertungsfestlegungen und Archivierungsmodelle schaffen Kontinuität. Eine regelmäßige Evaluierung ermöglicht Anpassungen ohne die Kontinuität der Überlieferung aus dem Blick zu verlieren.

Künftige Nutzung

Im Hinblick auf die künftige Nutzung wurde vor allem darauf verwiesen, dass für Nutzende transparent sein muss, wie Archivarinnen und Archivare zu ihrer Bewertungsentscheidung gekommen sind. Die Bewertung erleichtert durch die damit einhergehende Informationsverdichtung auch die Nutzung.

Elektronische Unterlagen

Praktische Erfahrungen mit der Anbietung, Bewertung und Übernahme genuin elektronisch entstandener massenhaft gleichförmiger Einzelfallakten gibt es hier noch nicht. In der Diskussion wurde betont, dass die Überlieferungsziele auch bei elektronischen Einzelfallakten bestehen bleiben. Das bewährte methodische Instrumentarium wurde deshalb als weiter nutzbar eingeschätzt. Zudem bestand Einigkeit, dass Metadaten weiter an Bedeutung gewinnen werden – für Bewertung, Erschließung und Nutzung.

Diskussion der Themen im Workshop (Foto: Norman Grimm).
Diskussion der Themen im Workshop (Foto: Norman Grimm).

Ausblick

Der Workshop wurde von allen Beteiligten als gelungene und produktive Veranstaltung wahrgenommen. Fest steht: 2024 wird es wieder einen Workshop Überlieferungsbildung geben! Eine Idee für ein Thema gibt es schon. Ob es das tatsächlich werden wird oder nicht, diskutieren die Kolleginnen und Kollegen in den nächsten Wochen. Bis dahin wird hier auch nicht mehr verraten…

Zum Weiterlesen:

Bezug der 4 Bände über das Landesarchiv NRW Abteilung Westfalen:

Unbekannte Quellen: „Massenakten“ des 20. Jahrhunderts. Untersuchungen seriellen Schriftguts aus normierten Verwaltungsverfahren. Band 1. Im Auftrag des Landesarchivs hrsg. von Jens Heckl. Düsseldorf: Landesarchiv Nordrhein-Westfalen 2010.

Unbekannte Quellen: „Massenakten“ des 20. Jahrhunderts. Untersuchungen seriellen Schriftguts aus normierten Verwaltungsverfahren. Band 2. Im Auftrag des Landesarchivs hrsg. von Jens Heckl. Düsseldorf: Landesarchiv Nordrhein-Westfalen 2012.

Unbekannte Quellen: „Massenakten“ des 20. Jahrhunderts. Untersuchungen seriellen Schriftguts aus normierten Verwaltungsverfahren. Band 3. Im Auftrag des Landesarchivs hrsg. von Jens Heckl. Duisburg: Landesarchiv Nordrhein-Westfalen 2015.

Unbekannte Quellen: „Massenakten“ des 20. Jahrhunderts. Untersuchungen seriellen Schriftguts aus normierten Verwaltungsverfahren. Band 4. Im Auftrag des Landesarchivs, hrsg. von Jens Heckl. Duisburg: Landesarchiv Nordrhein-Westfalen 2019.

David Hecken, Statistische Auswahlverfahren: Sinnvolles Bewertungsinstrument für Massenakten oder überflüssig?, Blog Archivwelt, 24/01/2023, https://archivwelt.hypotheses.org/3255.




Diesen Blogbeitrag zitieren
SAXARCHIV (2023, 15. Mai). Workshop Überlieferungsbildung: Einzelfallakten bewerten. SAXARCHIV-Blog. Abgerufen am 21. Mai 2024, von https://doi.org/10.58079/tw5k

  1. Siehe zum Beispiel den „Masterplan Bewertungsmodelle“ des Hessischen Landesarchivs https://landesarchiv.hessen.de/fuer-behoerden/aussonderung-bewertung/bewertungsmodelle []

Das könnte dich auch interessieren …

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert

Diese Website verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahre mehr darüber, wie deine Kommentardaten verarbeitet werden.

Suche in OpenEdition Search

Sie werden weitergeleitet zur OpenEdition Search