FAMI-Ausbildung: Zwischen Aktenbergen und Archivsoftware

Bei der Erschließung von Patientenakten (Foto: Alexandra Bartczak)
Bei der Erschließung von Patientenakten (Foto: Alexandra Bartczak)

von Sarah Roswitha Thees

Seit einigen Wochen befasse ich mich im Rahmen der Ausbildung intensiv mit älteren Akten. Meine Aufgabe ist, wichtige Informationen zu den Archivalien zu ermitteln und in einer Datenbank zu erfassen. Das ist für die genaue Identifizierung und die Nutzung der Akten erforderlich.  Doch was gilt es zu beachten und wie läuft die Erschließung ab?

Grundlagen der Erschließung

Nach dem Einsatz im Benutzer- und Magazindienst sowie der Bestandserhaltung stiegen wir Auszubildenden in eine weitere archivische Kernaufgabe ein: die Erschließung. Wie diese im Sächsischen Staatsarchiv durchzuführen ist, regelt die Erschließungsrichtlinie.

Im 1. Lehrjahr führen wir Auszubildenden eine einfache Verzeichnung durch. Wir erfassen gleichförmige Akten, zuletzt die Patientenakten des Bestandes 20054 Heil- und Pflegeanstalt Hubertusburg, Wermsdorf. Das war unser erstes Erschließungsprojekt.

Um Archivalien zu erschließen, ist es nötig, sich zuerst mit der Behörden- und Bestandsgeschichte zu beschäftigen. So lernten wir die Geschichte der Heil- und Pflegeanstalt in Wermsdorf kennen.

Landesanstalt Hubertusburg, um 1956 (Quelle: SächsStA-L, 20237 Bezirkstag / Rat des Bezirkes Leipzig, Nr. 33727)
Landesanstalt Hubertusburg, 1957 (Quelle: SächsStA-L, 20237 Bezirkstag / Rat des Bezirkes Leipzig, Nr. 33727)

Bereits im Jahr 1840 entstand im Schloss Hubertusburg eine Kranken- und Versorganstalt. Dazu gehörten unter anderem das Landeskrankenhaus und das Landeshospital. Später wurden auch psychisch kranke Kinder und Frauen behandelt. 1893 wurde in Hubertusburg eine Landesheil- und Pflegeanstalt eingerichtet. 1947 nahmen die Krankenanstalten Hubertusburg ihre Arbeit auf. Seit 1973 bestanden sie als Kliniken Hubertusburg und wurden von 1992 bis 2006 als Sächsisches Krankenhaus Hubertusburg, Wermsdorf, weitergeführt. Heute gehört es als Fachkrankenhaus Hubertusburg zum Klinikum St. Georg gGmbH, Leipzig.

Der überlieferte Gesamtbestand umfasst 130 laufende Meter Akten. Wir Auszubildende verzeichneten ausschließlich Patientenakten aus dem 19. Jahrhundert im Bestand 20054 Heil- und Pflegeanstalt Hubertusburg.

Lesefertigkeiten gefragt

Nachdem wir einen Überblick über den historischen Hintergrund und die archivfachlichen Grundlagen besaßen, begann das Erschließungsprojekt. Zunächst überprüften wir die Provenienz, also die Herkunft der Akte. Gehörte sie zu dem Bestand, wurde sie erschlossen.

Titelseite der Patientenakte Lützner
Titelseite der Patientenakte Lützner

Folgende Daten erfassten wir mit der Archivsoftware AUGIAS, sofern sie enthalten waren:

  • Aktensignatur
  • Name der Patientin oder des Patienten
  • Geburtstag
  • Todesdatum
  • Laufzeit der Akte
  • Aufenthalte in anderen Kliniken oder Anstalten
  • Registratursignatur (früheres Aktenzeichen).

Diese Daten zügig zu ermitteln war schwerer als erwartet. Zunächst bedurfte es großer Anstrengungen. Auch Fehlversuche blieben nicht aus. Es zeigte sich: Das Lesen ist Übungssache und auch Fleißarbeit. Nach einigen Tagen entschlüsselten wir die für uns schwer zu lesenden Handschriften des 19. Jahrhunderts leichter.

Wenn alle Patientenakten des Bestands erfasst sind, werden die Angaben durch die zuständige Archivarin redigiert und dann auf unserer Website online zur Verfügung gestellt.

Personenausweis für Amalie Auguste Lützner
“Personenausweis” für Amalie Auguste Lützner (Quelle: SächsStA-L, 20054 Heil- und Pflegeanstalt Hubertusburg, Nr. 13839)

Meine Arbeitsorganisation

Ich vermerke bei der Durchsicht der Akte zunächst die oben genannten Daten auf einem Notizzettel. Danach gebe ich sie unter Verwendung der Verzeichnungsmaske für personenbezogene Unterlagen in die Archivsoftware AUGIAS ein. Alle Unterlagen wurden dem Klassifikationspunkt 03.04 Patientenakten zugeordnet.

Durch die Erschließung ist jede der Akten nun über die Datenbank nachgewiesen und somit benutzbar.

Eingabemaske für personenbezogene Unterlagen in AUGIAS (Screenshot)
Eingabemaske für personenbezogene Unterlagen in AUGIAS (Screenshot)

Jede Patientenakte erhält eine laufende Nummer. Sie dient gemeinsam mit der Bestandssignatur und dem Bestandsnamen der eindeutigen Identifizierung der Unterlagen. Die Archivsignatur wird mit Bleistift auf die Vorderseite der Akte geschrieben. Abschließend kommen die Akten in einen neuen Archivkarton und ich lagere sie im Magazin ein. Perspektivisch werden die erschlossenen Akten noch technisch bearbeitet.

Mein Fazit

Bereits im September 2022 berichteten wir über unsere Erwartungen und Wünsche an die Ausbildung. Nach über einem halben Jahr lässt sich feststellen: Die bereits kennengelernten Ausbildungsinhalte waren bis jetzt wie erhofft lehrreich und sorgten für positive Überraschungen.

Mir bereitet es sehr viel Freude, unterschiedliche Handschriften des 19. Jahrhunderts kennen zu lernen. Das ist die Voraussetzung dafür, um Akten aus diesem Zeitraum erschließen zu können. Mich fasziniert es, dass man in den Akten Einblicke in historische Zusammenhänge erhält. Zudem ist eine gute Erschließung wichtig für Nutzerinnen und Nutzer, damit sie die Akten finden können, die sie für ihr Vorhaben benötigen. Wenn die Nutzenden von mir erschlossene Akten bestellen, erfüllt es mich mit besonderer Freude.



Diesen Blogbeitrag zitieren
SAXARCHIV (2023, 5. Juni). FAMI-Ausbildung: Zwischen Aktenbergen und Archivsoftware. SAXARCHIV-Blog. Abgerufen am 21. Mai 2024, von https://doi.org/10.58079/tw5o

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2 Antworten

  1. Simon Nobis sagt:

    Da wird man direkt an seine eigene Ausbildung im Staatsarchiv Leipzig erinnert und dabei etwas wehmütig. Vielen Dank für die schönen Beiträge hier!
    Simon Nobis

    • SAXARCHIV sagt:

      Vielen Dank für Ihre freundliche Rückäußerung und die positive Erinnerung an Ihre Ausbildungszeit bei uns.

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