Bauakten der Justiz: Anwärter urteilen über Ewigkeitswert

Blick in die Registratur: Welche Bauakten sind archivwürdig? (Foto: Deborah Rohne)
Blick in die Registratur: Welche Bauakten sind archivwürdig? (Foto: Deborah Rohne)

von Arne Cordes, Deborah Rohne, Stephan Streicher

Einmal über Gerichte urteilen: Diese Gelegenheit ergab sich für 3 Anwärterinnen und Anwärter während einer Bewertungsübung. Wie die Archivwürdigkeit von Bauakten der Justiz ermittelt wird, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Im Rahmen unserer Ausbildung lernen wir 3 Anwärterinnen und Anwärter für den gehobenen Archivdienst verschiedene Aufgabenbereiche der Archive in der Praxis kennen. Dazu gehört auch die Überlieferungsbildung. Dafür bewerteten wir gemeinsam mit der zuständigen Archivarin eine Woche lang Bauakten aus dem Justizministerium. Die Unterlagen stammten aus den Jahren 1990-2004.  Sie enthielten Informationen über das Sächsische Oberverwaltungsgericht in der Ortenburg in Bautzen bis hin zur Justizvollzugsanstalt Torgau.

Als wir in die Altregistratur des Justizministeriums kamen, erwarteten uns lange Reihen von Aktenordnern und sich türmende Papierstapel: insgesamt 168 laufende Meter, in etwa 112 Regalfächern. Wie geht man also bei einer Bewertung vor?

Was sind Bauakten?

In Bauakten finden sich Baumaßnahmen verschiedenen Umfangs: Maßnahmen der Gebäudepflege und des Erhalts (Bauunterhalt), kleinere Baumaßnahmen und größere Baumaßnahmen. Dadurch kann der Umfang von einer Mappe bis zu mehreren Dutzenden Ordnern reichen. Bedarfsermittlung, Planung und Umsetzung kann in den Unterlagen enthalten sein.

Wie wird eine Bewertung vorbereitet?

Um nicht von der Papiermasse begraben zu werden, erarbeiteten wir uns zuvor das benötigte Hintergrundwissen. Wir vertieften uns etwa in die jeweiligen Baurichtlinien, um die in den Unterlagen verwendeten Begriffe auch zu verstehen. Wir stellten eine Liste mit Gebäuden zusammen, die Besonderheiten aufwiesen. Das waren zum Beispiel Gebäude von besonderer historischer Bedeutung wie die Ortenburg in Bautzen. Auch überlegten wir, alle Großen Baumaßnahmen zu übernehmen. Ebenfalls sahen wir uns die Anbietungsliste an, in der alle angebotenen Unterlagen aufgeführt werden.

Als wir vor Ort waren, mussten wir die zu einer Baumaßnahme gehörenden Aktenordner, die quer durch die Altregistratur verteilt waren, zunächst zusammenführen. Dabei gingen wir nach Standorten der Justizeinrichtungen vor. Erst im Anschluss begannen wir mit der Bewertung.

Vorbereitung der Bewertungsübung (Foto: Deborah Rohne).
Vorbereitung der Bewertungsübung (Foto: Deborah Rohne).

Welche Bewertungskriterien haben wir festgelegt?

Die Bewertung ist ein bedeutsamer Entscheidungsprozess, für den Archivarinnen und Archivare Kriterien festlegen. Teilweise mussten wir Überlegungen, die wir im Vorfeld gemacht hatten, auch zurückstellen, weil sie in der Praxis nicht funktionierten. Zum einen gab es nach der Wende 1990 so viele Baumaßnahmen, dass eine vollständige Übernahme aller großen Baumaßnahmen aufgrund der Masse nicht möglich war. Zum anderen sind zu viele Justizgebäude denkmalgeschützt, als dass wir alle hätten übernehmen können.  Hier mussten wir unsere Bewertungskriterien verfeinern.Dabei mussten wir auch bedenken, dass Bauakten zu einem Gebäude eben nicht nur beim Justizministerium entstehen.

Als Archivarinnen und Archivare wollen wir natürlich Dopplungen in der Überlieferung vermeiden. Zudem ist die Aussagekraft der Unterlagen dort besonders hoch, wo die Federführung in einem Tätigkeitsbereich liegt. Etwa wird die Entscheidung, ob ein Gebäude denkmalgeschützt in der Denkmalschutzbehörde getroffen. Dementsprechend werden Unterlagen zur Frage des Denkmalschutzes dort übernommen, nicht beim Justizministerium. Für uns stellt sich somit die Frage, wo man welche Unterlagen übernimmt.

Unterlagen zu Baumaßnahmen finden sich zum Beispiel auch:

  • Beim Staatsbetrieb Sächsisches Immobilien- und Baumanagement, der für die Bauausführung verantwortlich ist.
  • Beim Sächsischen Finanzministerium, das die Gelder bereitstellt.
  • Bei der Denkmalschutzbehörde, wenn das Gebäude denkmalgeschützt ist.
  • Bei den Justizeinrichtungen, die vom Bau betroffen sind.

Deshalb war etwa die Umsetzung von Baumaßnahmen bei der Bewertung für uns kein Kriterium für die Archivwürdigkeit. Dort hat das Justizministerium häufig nur zugearbeitet. Die Federführung lag bei einer anderen Stelle. Bedeutsamer waren für uns exklusive Unterlagen des Justizministeriums. Das war beispielsweise die übergreifende Standortplanung.

Ebenfalls konnte ein Kriterium für die Archivwürdigkeit sein, wenn Unterlagen von großer zeitgeschichtlicher Bedeutung waren: So etwa wenn es um die Schäden des Augusthochwassers 2002 ging, Restitutionsansprüche nach 1990 oder um Bauskandale.

Wie viel kommt denn nun ins Archiv?

Nur ein kleiner Teil der Unterlagen ist archivwürdig (Grafik: Sächsisches Staatsarchiv).
Nur ein kleiner Teil der Unterlagen ist archivwürdig (Grafik: Sächsisches Staatsarchiv).

Nur ein kleiner Teil der angebotenen Bau-Unterlagen wurde von uns als archivwürdig bewertet, insgesamt 12,5 %. Durch die Bewertung haben wir einen guten Blick durch das Schlüsselloch auf die Berufspraxis bekommen. Wir konnten unser theoretisch erworbenes Wissen aus dem Unterricht einbringen. Zugleich haben wir aber festgestellt, dass Theorie die Praxis-Erfahrung nicht ersetzen kann. Deshalb war die Bewertungsübung für uns besonders wichtig.

Christine Friederich erklärt in ihrem Beitrag die Theorie der archivischen Bewertung. Weitere Einblicke in die Praxis bieten der Beitrag von Christian Schlöder zur Bewertung von Akten der Landesmedienanstalt  und Frank Lehmanns Beitrag zur Übernahme von Liegenschaftskarten.


OpenEdition schlägt Ihnen vor, diesen Beitrag wie folgt zu zitieren:
SAXARCHIV (21. August 2023). Bauakten der Justiz: Anwärter urteilen über Ewigkeitswert. SAXARCHIV-Blog. Abgerufen am 13. Juli 2024 von https://doi.org/10.58079/tw5z


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