Demografischer Wandel: Wissen wirksam weitergeben

Wissenstransfer - Schriftzug (Foto: Thomas Fuchs)
Der demografische Wandel darf nicht zu Wissensverlust führen. (Foto: Thomas Fuchs)

Von Michael Merchel und Thomas Fuchs

Der demografische Wandel führt dazu, dass mehr und mehr erfahrene Archivarinnen und Archivare altersbedingt das Staatsarchiv verlassen. Wie kann ihr Wissensschatz an die nachfolgende Generation weitergegeben werden? Das Staatsarchiv hat in diesem Jahr über eine Stelle aus dem sogenannten Demografiepool des Freistaats Sachsen eine neue Möglichkeit für den Wissenstransfer ausprobiert.

Maßnahmen gegen Wissensverlust

Im Staatsarchiv gibt es bereits seit längerer Zeit konkrete Maßnahmen, um die Weitergabe von (Fach-)Wissen zu sichern. Allerdings wird die Nachfolge einer Stelle üblicherweise erst dann angetreten, wenn die bislang zuständige Person nicht mehr im Dienst ist oder einen neuen Arbeitsbereich übernommen hat. Der Demografiepool ermöglichte es dem Staatsarchiv, eine Stelle für 6 Monate doppelt zu besetzen: mit dem bisherigen Stelleninhaber und mit dem künftigen Nachfolger.

Dafür ausgewählt wurde eine Stelle im Referat 12 der Abteilung 1 „Zentrale Aufgaben, Grundsatz“. Der bisherige Stelleninhaber war bereits seit rund 30 Jahren am Staatsarchiv tätig. In seiner Laufbahn hat er viele unterschiedliche Aufgaben wahrgenommen. Zuletzt betreute er Grundsatzfragen folgender archivfachlicher Aufgabenbereiche:

  • Digitalisierung von analogem Archivgut,
  • Benutzung,
  • Erschließung
  • sowie Öffentlichkeitsarbeit.

Der Stellen-Nachfolger steht noch am Anfang seines Berufslebens als Archivar. So ergab sich die Möglichkeit für einen echten generationen-übergreifenden Wissenstransfer.

Die demografische Entwicklung im Freistaat und ihre Folgen

  • bis zum Jahr 2030 werden circa 39.000 Staatsbedienstete aus dem Dienst ausscheiden.1
  • 2017 wurde der Personalpool „Demografie“ für einen vereinfachten Generationenübergang eingerichtet. Damit ist es möglich, Stellen für eine begrenzte Zeit doppelt zu besetzen.2
  • Im Haushaltsjahr 2024 stehen für diesen demografischen Übergang erneut 390 Stellen in der sächsischen Landesverwaltung zur Verfügung.3

2 Personen – 1 Stelle

Wissenstransfer - Symbolbild (Foto: Stephanie Kortlya)
Übergabe des „Staffelstabs“
(Foto: Stephanie Kortyla)

Die Einarbeitungsphase war davon geprägt, Fach- und Erfahrungswissen zu vermitteln und zu sichern. Gleichzeitig wurden die praktischen Arbeitsaufgaben nach und nach übergeben. Eine solche Konstellation war bisher nicht üblich.

Aus diesem Grund gab es zu Beginn auch durchaus auf beiden Seiten Bedenken: Da sich nun 2 Personen mit unterschiedlichen Erfahrungen und Vorstellungen die Stelle und die Aufgaben teilten, musste eine gemeinsame Linie abgestimmt werden. Zudem musste eine gute Balance gefunden werden: Der bisherige Stelleninhaber sollte ja nicht aufs „Abstellgleis“ geschoben werden. Gleichzeitig sollte der neue Kollege genug Raum haben, sich einzubringen. Er sollte nach und nach immer mehr Aufgaben eigenständig übernehmen.

Im gemeinsamen Arbeitsalltag verschwanden diese Bedenken schnell. Für die erfolgreiche Übergabe des „Staffelstabs“ waren wichtig:

  • Jeden Tag gab es einen gemeinsamen Termin, um die anstehenden Aufgaben zu besprechen und zu verteilen. Im Laufe der Zeit wurden diese Besprechungen immer kürzer, weil das nötige Know-how bereits vermittelt war.
  • Um die Informations-Flut einzudämmen und Wissen nachnutzbar zu machen, wurde mit sogenannten „Aufgaben-Steckbriefen“ gearbeitet: Darin sind zu jeder Aufgabe die wichtigsten Informationen aufgeführt. Zudem enthalten sie Verweise auf grundlegende Akten, Handreichungen und ähnliche Dokumente. Auch Ansprechpersonen sind dort genannt.
    Die Aufgaben-Steckbriefe wurden gemeinsam besprochen und konnten dabei ergänzt werden. So entstand ein ganz persönliches „Handbuch“, das auch später noch zu Rate gezogen werden kann.
  • Eine rasche Übernahme von Aufgaben in Eigenverantwortung ist sinnvoll. In der Praxis haben sich weitere Fragen ergeben, die dann gemeinsam geklärt werden konnten.

Wie geht es weiter?

Die bisherige Erfahrung mit diesem Modell des Personalübergangs im Staatsarchiv ist durchweg positiv.  Mithilfe des Demografiepools wurden ein geregelter Abschied und ein gut vorbereiteter Start möglich. Das Staatsarchiv freut sich deshalb, bereits eine weitere Stelle aus dem Demografiepool erhalten zu haben.


  1. Ergebnisbericht der Personalkommission II vom 9. Juni 2020, S. 29. []
  2. Ergebnisbericht der Personalkommission II vom 9. Juni 2020, S. 42. []
  3. Haushaltsplan 2023/2024, Einzelplan 02/09, Staatskanzlei, S. 122. []

OpenEdition schlägt Ihnen vor, diesen Beitrag wie folgt zu zitieren:
SAXARCHIV (4. Dezember 2023). Demografischer Wandel: Wissen wirksam weitergeben. SAXARCHIV-Blog. Abgerufen am 13. Juli 2024 von https://doi.org/10.58079/tw6g


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