70 Jahre Staatsarchiv Leipzig: Die Feste feiern wie sie fallen

Jubiläen bieten die Gelegenheit zur Selbstreflexion und zur Selbstdarstellung. Wo stehen wir, wo wollen wir hin? Und wie möchten wir gesehen werden? Die Eröffnung des heutigen Staatsarchivs Leipzig vor 70 Jahren ist ein Anlass, diesen Fragen in einer Beitrags-Reihe nachzugehen.

Digitalisierung als Motor für Veränderung

Das Staatsarchiv Leipzig begeht in diesem Jahr sein 70-jähriges Bestehen. Vor 10 Jahren, zum Sechzigsten also, wurde bei einer großen Veranstaltung mit zahlreichen Gästen und abwechslungsreichen Festvorträgen gefeiert. 10 Jahre später erscheint angesichts des runden Geburtstags eine Reihe von Blogbeiträgen: Darin werden das Sächsische Staatsarchiv und seine Abteilung 3 Staatsarchiv Leipzig näher vorgestellt.

Dass es dieses Mal keine Präsenz-Veranstaltung gibt, liegt nicht an den diversen Viren, die uns im Moment wieder einmal das Leben schwermachen. Es bedeutet auch nicht, dass im Sächsischen Staatsarchiv grundsätzlich nicht mehr gefeiert wird. Vielmehr ist es ein Indikator dafür, dass sich in den zurückliegenden 10 Jahren in der Arbeitsweise und im Selbstverständnis der Behörde vieles verändert hat.

Wachsendes Online-Angebot

Einige Veränderungen zeichneten sich bereits beim 60. Jubiläum des Staatsarchivs Leipzig deutlich ab. Und wie in nahezu allen Lebensbereichen hat die Digitalisierung daran einen großen Anteil. Für die Nutzerinnen und Nutzer wurde dies besonders offensichtlich, als 2014 die Rechercheportale SAX.Archiv und Archivportal-D feierlich freigeschaltet wurden. Seither können Interessierte die Bestände des Staatsarchivs mithilfe leistungsfähiger Suchmaschinen online durchsuchen.

In SAX.Archiv stehen derzeit Erschließungs-Informationen zu rund 3 Millionen Archivalien bereit. Dies entspricht etwa 45 Prozent des Gesamtbestandes an Archivgut. In regelmäßigen Abständen kommen weitere Informationen hinzu.

Im Archivportal-D können diese Angaben des Staatsarchivs im Kontext der Überlieferung anderer deutscher Archive genutzt werden. Das Staatsarchiv gehörte zu den Archiven, die mit Unterstützung der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) an der Entwicklung dieses Unterportals der Deutschen Digitalen Bibliothek mitgearbeitet haben.

Diese Angebote haben den Service für Benutzerinnen und Benutzer erheblich verbessert.  Das zeigt sich auch an den Nutzungszahlen: Fast 500.000 Zugriffe zählte SAX.Archiv allein im Jahr 2022.

Verbund-Projekte mit Mehrwert

Ein weiterer Mehrwert für Nutzerinnen und Nutzer entsteht durch die Verknüpfung der Erschließungsinformationen mit den Webangeboten unserer Partner. Am Beispiel des ebenfalls von der DFG geförderten Projekts zur Erschließung der Gerichtsbücher lässt sich dies gut zeigen.

Hier wurden die im Staatsarchiv Leipzig erfassten Metadaten in bestehende Informationssysteme des Instituts für sächsische Geschichte und Volkskunde eingebunden. Sie fügen sich mit dem „Digitalen Historischen Ortsverzeichnis von Sachsen“ und dem „Repertorium Saxonicum“ zu einem komplexen Informationssystem zusammen. Dieses Online-Angebot steht Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern ebenso wie interessierten Laien für ihre Forschung offen.

Archivgut online nutzen

Die Nutzerinnen und Nutzer von Archiven möchten aber nicht nur die beschreibenden Daten zu Archivalien online durchsuchen. Sie möchten auch das Archivgut selbst online nutzen. Das Staatsarchiv hat daher bereits vor 10 Jahren mit der systematischen Digitalisierung seiner Bestände begonnen. Den Anfang bildete wiederum ein DFG-Projekt zur Digitalisierung archivalischer Quellen. Dabei arbeitete das Staatsarchiv mit anderen Archiven aus ganz Deutschland zusammen.

Seither hat der Sächsische Landtag erhebliche finanzielle Mittel für dieses Vorhaben bereitgestellt: Bis heute sind rund 40 Millionen Digitalisate angefertigt worden. Fast die Hälfte kann bereits über die Website des Staatsarchivs genutzt werden.

Elektronische Archivierung

Die Digitalisierung der Verwaltung schreitet in Deutschland nicht so schnell voran wie gewünscht. Das Staatsarchiv hat die Chancen der Digitalisierung aber immer genutzt und den Wandel von Beginn an mitgestaltet. Bereits 2013 wurde das „elektronische Staatsarchiv“ als eines der ersten seiner Art in Deutschland eröffnet.

Technisch wird es vom Staatsbetrieb sächsische Informatikdienste betrieben. Fachlich verantwortlich für die elektronische Archivierung ist das Staatsarchiv. Es archiviert die elektronischen Daten, die zum Beispiel in Fachverfahren und in elektronischen Akten entstehen und bleibenden Wert besitzen.

Elektronische Verwaltungsarbeit

Auch die Verwaltungsarbeit in den Büros des Staatsarchivs ist ohne den Einsatz leistungsfähiger Fachverfahren nicht mehr denkbar. Das wichtigste dieser Verfahren ist sicherlich die elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenführung. Im Staatsarchiv ist die elektronische Akte bereits seit 2018 im Einsatz. Damit können Vorgänge effizient und ohne Medienbrüche bearbeitet werden. Alle Unterlagen sind in einer zentralen Ablage elektronisch zugänglich. Das Versenden von Papierpost zwischen den 5 Standorten des Staatsarchivs und das Ausdrucken von E-Mails gehören heute mit wenigen Ausnahmen der Vergangenheit an.

Die Vorteile der Digitalisierung zeigten sich besonders während der Corona-Pandemie. Mit der Einführung der mobilen Arbeit konnten viele Aufgaben schon sehr früh auch im Homeoffice erledigt werden. Heute ist das Arbeiten von zuhause aus für uns zur Gewohnheit geworden. Es gehört ebenso zum Alltag wie die zahlreichen Videokonferenzen. Dadurch wird die Kommunikation mit Externen und zwischen den 5 Standorten des Staatsarchivs sehr erleichtert.

Wo geht die Reise hin?

Das Analoge wird auch in Zukunft eine wesentliche Rolle spielen. Denn das Staatsarchiv hat die gesetzliche Aufgabe, Kulturgut im Original zu bewahren. Aktuell sind das fast 110 km analoges Archivgut.

Die Umstellung der Sicherungsverfilmung auf digitale Verfahren zeigt, dass daraus keine Gegensätze entstehen müssen. Im Auftrag des Bundes werden im Archivzentrum Hubertusburg Digitalisate von Archivgut gefertigt. Diese werden anschließend auf langzeitstabile Spezialfilme ausbelichtet. Solche Filme sind 500 bis 1.000 Jahre haltbar und werden in einem bombensicheren Bergwerksstollen eingelagert. Damit ist sichergestellt, dass bei Verlust der Originale späteren Generationen zumindest Abbilder erhalten bleiben. Die in diesem Prozess entstehenden Digitalisate werden vom Staatsarchiv online zugänglich gemacht.

Ein Schwerpunkt unserer Arbeit wird außerdem darauf liegen, einen „virtuellen Lesesaal“ aufzubauen. Alle Serviceleistungen, die Benutzerinnen und Benutzer aus ihren Vor-Ort-Besuchen an den Standorten des Staatsarchivs kennen, sollen dann auch online zur Verfügung stehen. Zudem soll es dort möglich sein, die Erschließungsinformationen und Digitalisate zu nutzen, die derzeit aufgrund rechtlicher Einschränkungen noch nicht allgemein zugänglich sind.

Spannend wird die Frage, wie sich der Einsatz künstlicher Intelligenz auf unsere Arbeit auswirken wird. Vieles spricht dafür, dass sie sich noch schneller und tiefgreifender verändern wird, als durch die Digitalisierung der vergangenen Jahrzehnte. Und dies dürfte für die Verwaltungsarbeit ebenso gelten wie für die archivfachliche Arbeit. Das Sächsische Staatsarchiv und mit ihm das Staatsarchiv Leipzig wird auch diesen Wandel als Chance nutzen.

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