70 Jahre Staatsarchiv Leipzig: Ein Blick in unsere Büros

Viele unserer Aufgaben sind gleich geblieben seit der Gründung des Staatsarchivs Leipzig vor 70 Jahren – doch unser abwechslungsreicher Arbeitsalltag hat sich in den vergangenen Jahrzehnten stark gewandelt. Vor allem die Digitalisierung hat unsere Arbeitsweisen verändert. Wie wir damit umgehen und warum für uns die Digitalisierung vor allem eine Chance ist, erfahren Sie hier.

Zwischen Klischee und Wirklichkeit

Auch wenn die Klischees oft Anderes behaupten: Der Archivars-Beruf ist vielfältig, kommunikativ und zunehmend von der Digitalisierung der Verwaltung bestimmt. Es ist ein abwechslungsreicher, aber auch herausfordernder Beruf, der viele unterschiedliche Kompetenzen erfordert.

Auch das Arbeitsumfeld hat sich in den letzten 70 Jahre entsprechend verändert. Etwas plakativ gesprochen könnte man sagen: Von der Karteikarte zur Datenbank. Diese Veränderungen spiegeln sich in unserer Büro-Ausstattung: Die Schreibtische sind zunehmend „papierfrei“. Unsere Aufgaben erledigen wir mittlerweile fast ausschließlich digital.

Zwischen Bewertung und Beratung

Die Kolleginnen und Kollegen im Referat 32 sind zuständig für die Auswahl, Übernahme und Erschließung von Archivalien sowie für die Beantwortung von Anfragen.

Hier sind beispielhaft die Haupttätigkeiten einer Archivarin im Staatsarchiv Leipzig aufgeführt:

• Beratung von anbietungspflichtigen Stellen
• Bewertung und Übernahme von Unterlagen
• Erschließung von Archivgut
• Betreuung von Auszubildenden sowie Praktikantinnen und Praktikanten
• Beantwortung von schriftlichen Anfragen
• Beratung von Nutzenden im Lesesaal
• Mitwirkung an der Öffentlichkeitsarbeit, z. B. bei Führungen durchs Magazin
• Sonderfunktion als Multiplikatorin für das Vorgangsbearbeitungssystem zur Führung der elektronischen Akte im Staatsarchiv Leipzig.

Das Profil ist durch eine enorme Aufgabenvielfalt gekennzeichnet. Bis auf den Bereich der Bestandserhaltung ist diese Kollegin aus dem Referat 32 mit allen archivischen Kernaufgaben betraut.

Diese Aufgaben können nur erfolgreich bearbeitet werden, wenn eine hohe Kommunikationsbereitschaft besteht. Dies zeigt sich zum Beispiel bei der Bewertung und Übernahme von Unterlagen wie folgt: Wenn neue Unterlagengruppen zu bewerten sind, findet grundsätzlich ein fachlicher Austausch mit Kolleginnen und Kollegen statt. Hierdurch stellen wir eine fachgerechte und effiziente Überlieferungsbildung sicher. Regelmäßige Absprachen mit den anbietungspflichtigen Stellen ermöglichen einen reibungslosen Ablauf des Anbietungs- und Übernahmeverfahrens.

Zwischen Präsenz und Video-Konferenz

Vor 70 Jahren waren das Wählscheiben-Telefon, die Schreibmaschine und das Durchschlagpapier der Standard der Büro-Kommunikation. Heute nutzen wir bei der Betreuung der anbietungspflichtigen Stellen vor allem E-Mails und Video-Konferenzen. Vor-Ort-Besuche sind eher die Ausnahme. Sie fallen vor allem dann an, wenn es größeren Besprechungsbedarf gibt oder für eine Bewertung Akten eingesehen werden müssen.

Die meisten Kolleginnen und Kollegen nutzen Laptops, die mittels einer Dockingstation an 2 stationäre Bildschirme sowie an Tastatur und Computermaus angeschlossen sind. Multifunktionsdrucker befinden sich auf den Fluren. In Leipzig verfügen wir ausschließlich über Einzelbüros.

Für längere digitale Besprechungen stehen Webcams sowie Headsets zur Verfügung. Für Dienstberatungen und Veranstaltungen können der Lesesaal, ein großer Seminarraum sowie ein kleiner Besprechungsraum genutzt werden. Ein weiterer Raum mit 4 stationären Computern ermöglicht die praktische Durchführung von Schulungen.

Dank Gleitzeit können die meisten Kolleginnen und Kollegen ihre Arbeitszeit frei einteilen, sofern keine Termine dem entgegenstehen. Vielen ist es aufgrund ihrer Aufgaben sogar möglich, bis zu 2 Arbeitstage pro Woche außerhalb des Archivs mobil zu arbeiten.

Insgesamt sind wir somit gut gerüstet für die kommenden Herausforderungen. Hierzu gehören insbesondere zunehmende Übernahmen von elektronischen Unterlagen sowie die digitale Bereitstellung von Archivalien für die Benutzung in einem virtuellen Lesesaal.

Wir sind gespannt, wie sich unser Arbeitsalltag dadurch zukünftig weiter verändern wird!

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