Elektronische Archivierung: Das war die AUdS-Konferenz 2024

Am 5. und 6. März 2024 fand die 27. Tagung des Arbeitskreises Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen (AUdS) statt. Wie immer gab es spannende Präsentationen und einen intensiven fachlichen Austausch unter Expertinnen und Experten für die elektronische Archivierung. Auch das Staatsarchiv war mit einem Vortrag dabei.

Werkstattbericht des Staatsarchivs

Das Staatsarchiv stellte in einem Werkstattbericht ein aktuelles Projekt vor: „Konzeption einer Archivschnittstelle zum künftigen Personalmanagementsystem des Freistaates Sachsen“.

Seit rund einem Jahr ist das Staatsarchiv an einem Pilotprojekt zum Umstieg auf ein digitales Personalmanagementsystem beteiligt. Dazu gehört auch die Einführung der elektronischen Personalakte (E-Personalakte). Im Pilotprojekt wird dafür eine Schnittstelle zum Archiv entwickelt. Im Mittelpunkt des Vortrags standen Überlegungen, wie originär elektronische Personalunterlagen angeboten, bewertet und übernommen werden können. Grundlage dafür ist ein Konzept, das im Pilotprojekt erarbeitet wurde.

Die E-Personalakte besteht aus zwei verschiedenen Systemen: Die Bearbeitung der E-Personalakte erfolgt über ein Fachverfahren, an das ein Dokumentenmanagement-System (DMS) angebunden ist. Im DMS sind die Dokumente abgelegt, die zu den Personalakten gehören. Für die Anzeige einer Personalakte ruft das Fachverfahren die zugehörigen Dokumente aus dem DMS ab und stellt sie geordnet dar.

Damit überhaupt eine Aussonderung möglich ist, werden im Fachverfahren bestimmte Metadaten benötigt, über die sich der Aussonderungsprozess steuern lässt. Dazu gehören zum Beispiel:

• Aktion „Personalakte abschließen“: Damit wird die Bearbeitung einer Personalakte beendet und die Aufbewahrungsfrist beginnt zu laufen.
• Hinterlegung von Aufbewahrungsfristen.
• Aussonderungsart A (= Archivieren), B (= Bewerten) oder V (= Vernichten): Je nach Belegung wird ein bestimmter Aussonderungsweg angestoßen.

Die Aussonderung wird über das Fachverfahren erfolgen. Ziel ist, dass archivwürdige Personalakten strukturiert und gemeinsam mit den zugehörigen Metadaten zur Person an das Staatsarchiv zur Archivierung übergeben werden können. Dort wird die Personalakte im elektronischen Staatsarchiv el_sta archiviert.

Praxisnah: Die Vorträge und Barcamps

Die Vorträge waren in unterschiedliche Schwerpunkte gegliedert und zeigten die Vielfalt elektronischer Archivierung auf. Es gab zum Beispiel:

• Erfahrungsberichte zum Aufbau und zur Weiterentwicklung von digitalen Archiven,
• Praxisbeispiele für Verbundlösungen,
• Projektvorstellungen, zum Beispiel für die Archivierung aus einer Cloudplattform

Bewährt hat sich seit mehreren Jahren auch das Format der „Barcamps“. Dort werden zu einem bestimmten Themenbereich kurze Impulsvorträge gehalten und im Anschluss diskutiert. Das ermöglicht, unterschiedliche Perspektiven zu verbinden. Dieses Mal gab es 3 Barcamps, die parallel stattfanden:

• Schwerpunkt: E-Mail, Webarchivierung, Social Media
• Schwerpunkt: Übernahme und Erschliessung
• Schwerpunkt: Datenaufbereitung, Automatisierung

Fazit

Bei den Vorträgen und den Barcamps wurde deutlich, wie stark sich die elektronische Archivierung in den letzten Jahren weiterentwickelt hat und wie viel Erfahrung und Kompetenz in den Archiven vorhanden ist. Es war eine inspirierende Konferenz mit vielen spannenden neuen Impulsen für die eigene Arbeit!

Im nächsten Jahr wird die AUdS-Konferenz in Chemnitz stattfinden. Ausrichter ist das Stadtarchiv Chemnitz in Kooperation mit dem Sächsischen Staatsarchiv.