Archivwissenschaftliches Kolloquium zu Born digitals: Ein paar Eindrücke

Am 4. und 5. Juni 2024 fand das 28. Archivwissenschaftliche Kolloquium der Archivschule Marburg statt. Thema war „Born digitals – neue Archivaliengattungen und ihre Bearbeitung im Archiv“. Auf den ersten Blick kein Thema, das sehr neu oder kreativ wäre. Welches Potenzial dann doch darin steckte, zeigten eindrucksvoll die Vorträge und die Diskussionen.

Kernthema der Veranstaltung waren „neue Archivaliengattungen“, wozu Christian Keitel in seinem Eröffnungsvortrag erste übergreifende theoretische Überlegungen aus der Perspektive des Bestandserhalts anstellte. Dafür schlug Keitel vor, die genuin elektronischen Archivalien zu typisieren und in Gattungsgruppen zu unterteilen, um den Bestandserhalt zu vereinfachen bzw. überhaupt erst zu ermöglichen. Er sah sich selbst mit seinen Überlegungen jedoch noch ganz am Anfang und forderte weiteres Nachdenken über Bestandserhalt und Archivaliengattungen.

Die folgenden Vorträge stellten sich dann überwiegend sehr praktischen Fragen der Archivierung. Dabei gab es quer zu den Sektionen im Programm im Grunde genommen zwei große Themenblöcke:

1. Die Praktiken elektronischer Verwaltungsarbeit und ihre Auswirkungen auf sämtliche archivische Kernaufgaben
2. Praxisbeispiele für die Archivierung von elektronischen Unterlagen

E-Akte: Erfolgsmodell oder Auslaufmodell?

Archiviert wird dokumentiertes Verwaltungshandeln. Wesentliches Instrument dafür ist grundsätzlich immer noch die Akte. Aufgrund veränderter Anforderungen in der Verwaltung und neuer technischer Möglichkeiten gibt es jedoch zunehmend Praktiken der Bearbeitung, Zusammenarbeit, Kommunikation und Dokumentation, die nicht zwangsläufig in der Akte Niederschlag finden.

Maria von Loewenich und Jan Ludwig (beide Bundesarchiv) stellten in ihren jeweiligen Vorträgen die daraus entstehenden Herausforderungen für die Überlieferungsbildung dar: Aufgrund der Zersplitterung der Dokumentation in den Behörden, kann die Fokussierung der Archive auf die Akte bei der Überlieferungsbildung problematisch werden. Es besteht das Risiko, dass eine unvollständige und inhaltlich nicht mehr aussagekräftige Überlieferung entsteht. Maria von Loewenich regte deshalb an, die Akte nicht mehr nur im formellen Sinne, sondern auch im materiellen Sinne zu betrachten. Das bedeutet, dass die „Akte“ eben nicht mehr nur als Schriftgutobjekt in der E-Akte verstanden wird. Stattdessen bildet sie die Gesamtheit aller Unterlagen ab, die eine vollständige und nachvollziehbare Dokumentation des Verwaltungshandelns darstellen.

Alternativen: E-Mails statt Akten

Maria Benauer (Stadtarchiv Dornbirn (Österreich)) und Esther-Julia Howell (IfZ-Archiv, München) befassten sich aus unterschiedlicher Perspektive mit E-Mails als Ersatz für klassische Verwaltungsdokumente und als Alternative zur Aktenführung. Maria Benauer beleuchtete die E-Mail aus aktenkundlicher Perspektive und zeigte auf, wie schwierig aus dieser Sicht eine Einordnung der E-Mail ist: E-Mails werden als „personal information management system“ verstanden und entziehen sich so bisherigen Typologien.

Esther-Julia Howell berichtete von der Herausforderung, Unterlagen eines Forschungsinstituts zu archivieren. Die Einführung eines E-Akte-Systems ist dort gescheitert, auch weil es sich gegen Praktiken etablierter wissenschaftlicher Kommunikation und Dokumentation nicht durchsetzen konnte. Das IfZ-Archiv hat sich entschieden, nicht gegen die etablierten Praktiken zu arbeiten, sondern diese so zu archivieren, wie sie eben vorhanden sind: in Form von E-Mail-Postfächern. Dafür nutzt das IfZ-Archiv die Software ePADD, deren Möglichkeiten und Beschränkungen anhand eines konkreten Beispiels vorgeführt wurden.

Behördenberatung als Erfolgsfaktor

Mit der Beratung bei der Schriftgutverwaltung und der Begleitung der Behörden bei der Arbeit mit der E-Akte befassten sich Karin Winter (Wiener Stadt- und Landesarchiv) sowie Franziska Klein (Landesarchiv NRW). Karin Winter stellte vor, wie bei der Vorbereitung des Umstiegs auf die E-Akte die Aussonderung mitgedacht wurde. So wurden etwa den neu entwickelten Aktenplänen gleich Bewertungsentscheidungen mitgegeben. Auch die enge Begleitung bei der täglichen Arbeit mit der Akte spielt eine große Rolle, insbesondere für die langfristige Qualitätssicherung der Aktenführung.

Auch das Landesarchiv NRW hat den Umstieg auf die E-Akte eng begleitet und tut dies auch weiterhin, insbesondere durch intensive Beratung und Schulung. Zudem wurden in Absprache mit dem Landesarchiv NRW teilweise sehr restriktive Regelungen für die Arbeit mit der E-Akte festgelegt, etwa im Hinblick auf die erlaubten Dateiformate, auch um den Aussonderungsprozess möglichst störungsfrei gestalten zu können. In der Praxis stellte sich dann jedoch heraus, dass dadurch bestimmte aktenrelevante Unterlagen nicht in der Akte abgelegt werden können. Die betroffenen Behörden forderten nun Anpassungen, um ihre Dokumentation vollständig in der E-Akte führen zu können. Dabei zeigt sich, wie archivische Beratung und die dadurch erworbene Kompetenz in der Aktenführung bei den Behörden zusammenwirken: Es wird von den Behörden aktiv eingefordert die E-Akte so auszugestalten, dass sie dem Anspruch, Verwaltungshandeln vollständig zu dokumentieren, gerecht wird.

Wenig im Blick: Open Government Data

Ebenfalls hier zu nennen sind Anforderungen an die öffentliche Bereitstellung von Daten und Informationen durch die Behörden selbst, etwa im Rahmen von Open Government. Anne Herfurth (BMI) und Felix Lange (Bundesarchiv) erläuterten die Problematik, dass hier Daten entstehen, die nicht zwangsläufig eine exakte Entsprechung in Akten und Fachverfahren haben, sondern für die öffentliche Bereitstellung eigens aufbereitet wurden. Unter anderem vor diesem Hintergrund plädierte das Bundesarchiv für die Archivwürdigkeit von Daten, die im Rahmen von Open Government bereitgestellt werden.

Wie solche öffentlich zur weiteren Verwendung bereitgestellten Verwaltungsdaten in der Forschung weiter genutzt werden können, stellte dann Niklas Alt (Hessisches Institut für Landesgeschichte) am Beispiel der historischen Kartographie vor.

In der Diskussion der Vorträge kristallisierten sich recht schnell zwei unterschiedliche Perspektiven heraus. Aus Sicht der Überlieferungsbildung ist die E-Akte oft nicht mehr das „Leitmedium“ der Dokumentation von Verwaltungshandeln. Stattdessen ist sie nur ein Bestandteil von oft sehr komplexen und unübersichtlichen „Netzwerken“ aus unterschiedlichsten elektronischen Ablage- und Bearbeitungssystemen. Das führt dazu, dass es im Rahmen der Überlieferung schwierig sein kann, eine vollständige und nachvollziehbare Dokumentation von Verwaltungshandeln ausfindig zu machen und zu archivieren. Aus Sicht der Behördenberatung gerade beim Umstieg auf die E-Akte ist es jedoch erforderlich, dass die E-Akte als zentraler Ablage-Ort und Instrument der Prozesssteuerung in den Behörden etabliert wird. Gute Beratung spiegelt sich im besten Fall in guter Aktenführung. Das wird perspektivisch den Effekt haben, dass die Archive korrekt und vollständig geführte Akten angeboten bekommen. Insofern war die Sicht der Behördenberatung auf die E-Akte deutlich positiver als die der Überlieferungsbildung.

Praxisbeispiele für die Archivierung von elektronischen Unterlagen

Die Vorträge zu Praxisbeispielen für die Archivierung elektronischer Unterlagen nahmen insbesondere die Kernaufgaben Erschließung, Bereitstellung und Erhaltung in den Blick. Die Weichen dafür werden bereits in der Vorbereitung zum Ingest gestellt. Das bedeutet, dass entscheidenden Schritte bei originär elektronischem Archivgut bereits am Anfang des archivischen Bearbeitungsprozesses stattfinden.

Antje Legnik (Niedersächsisches Landesarchiv) erläuterte die Bedeutung von Preservation Planning als Bestandteil des Pre-Ingest. Es wurde erklärt, dass die Migration in ein langzeitstabiles Format und eine sich daran anschließende Formatvalidierung auch Mittel der Qualitätssicherung sind. So kann sichergestellt werden, dass – auch inhaltlich – korrekte Dateien übernommen und erhalten werden.

Isabell Schönecker (Niedersächsisches Landesarchiv) stellte vor, wie sie ein Python-Skript für die Erschließung von Daten aus der Cloudplattform ÖGD-Intern des Niedersächsischen Landesgesundheitsamtes genutzt hat.

Mit den Möglichkeiten von KI für die Recherche in elektronisch vorliegenden Fotos befasste sich der Vortrag von Markus Stauffiger (4eyes Basel). Er stellte eine Entwicklung seiner Firma vor, die KI-gestützt Bildinhalte erkennt. So kann etwa nach dem Begriff „Feuerwehr“ gesucht werden und es werden daraufhin Bilder zu diesem Thema erkannt und bereitgestellt. Vorteilhaft ist, dass ohne zusätzliche, tiefe Erschließung von Bildern trotzdem detailliert in Bildbeständen gesucht und gefunden werden kann.

Annette Birkenholz und Maria Liebich (Stadtarchiv Nürnberg) sowie Anne Pfeuffer (Stadtarchiv Braunschweig) stellten am Beispiel des Gewerberegisters bzw. von AV-Medien konkrete Ansatzpunkte für die Bewertung, Aufbereitung, Übernahme, Erschließung und Nutzbarmachung dieser Archivaliengattungen vor.

Fazit

Die Abschlussdiskussion startete mit kurzen Statements von Irmgard Christa Becker, Christian Keitel, Jan Ludwig und Franziska Klein, die die Themen und Standpunkte der Vorträge und Diskussionen noch einmal verorteten, was dann in der allgemeinen Diskussion aufgenommen wurde.

Sehr vorteilhaft für die Abschlussdiskussion und auch für die vorherigen Diskussionen der Vorträge war, dass das Archivwissenschaftliche Kolloquium in diesem Jahr in echter Seminar-Atmosphäre stattfand: Vor Ort in der Archivschule Marburg waren nur rund 30 Personen. Zusätzlich verfolgten rund 300 Teilnehmende die Veranstaltung online. Sie konnten sich per Chat und direkter Zuschaltung auch an den Diskussionen beteiligen. Diese Konstellation sorgte dafür, dass es sehr ausführliche, engagierte und fachliche fundierte Debatten gab. Von daher ein großes Lob für dieses Format verbunden mit dem Wunsch, dass es so weitergeführt wird, beispielsweise im jährlichen Wechsel mit den „Großveranstaltungen“.

---

---