Webauftritt(e) des Staatsarchivs im neuen Design

In einem Relaunch wurden unsere Webauftritte rundumerneuert. Seit dem 13. August 2024 sind sie online zu sehen. Wie es dazu kam und was daran neu ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was war der Anlass?

Vor etwa anderthalb Jahren – im Februar 2023 – gründete sich eine Projektgruppe mit dem Ziel, unsere Webauftritte grundlegend zu überarbeiten. Denn ein großes Manko bestand darin, dass sie seit dem letzten Relaunch im Jahr 2016 unübersichtlich geworden waren. Inhalte waren doppelt vorhanden, zu „versteckt“, kaum besucht oder schlicht überflüssig geworden.

Durch ein schlankes Menü, einheitlich aufgebaute Webseiten und kurze verständliche Texte sollten die Webauftritte nutzerfreundlicher werden. Dafür wurden alle Inhalte auf den Prüfstand gestellt: An welche Zielgruppe richtet sich das Angebot? Was muss zwingend in unseren Webauftritt? Welche anderen Webangebote sind für bestimmte Inhalte besser geeignet, weil sie eine höhere Reichweite haben?
Das Ergebnis dieser Überlegungen stellte die Projektgruppe im Mai 2023 der Behördenleitung vor und bekam grünes Licht für die konkrete Umsetzung.

Ein Staatsarchiv – zwei Portale

Was Wenige wissen: Das Sächsische Staatsarchiv hat seit jeher zwei Webauftritte. Das so genannte „Verwaltungsportal“ (www.staatsarchiv.sachsen.de), in dem sich das Staatsarchiv als Behörde vorstellt, und ein Themenportal rund um die Benutzung von Archivgut (www.archiv.sachsen.de).

Im Verwaltungsportal steht das Sächsische Staatsarchiv mit seinem Aufbau und seinen Aufgaben im Mittelpunkt. Hauptthemen sind die Anbietung und Aussonderung von Unterlagen durch anbietungspflichtige staatliche Stellen sowie das Landesprogramm Bestandserhaltung, welches sich an nichtstaatliche Archive richtet. Auch wenn Sie sich für eine Ausbildung oder Berufstätigkeit im Staatsarchiv interessieren, sind Sie in diesem Portal richtig.

Das Themenportal „Archivgut nutzen“ (vorher: „Archivwesen“) richtet sich an eine der wichtigsten Zielgruppen des Staatsarchivs: die Benutzerinnen und Benutzer. Hier finden Sie Antworten auf die folgenden Fragen: Hat das Staatsarchiv Archivalien zu meinem Forschungsthema? Wie finde ich sie? Wo kann ich sie einsehen? Kann ich Kopien erhalten und wie? Und: Was muss ich beachten, wenn ich Archivalien veröffentlichen möchte?
Einen Einstieg zu den Informationen bietet jeweils die Startseite mit dem Hauptmenü und den Teaserboxen („Kacheln“) in der Seitenmitte. Im Themenportal ist zusätzlich die Suchleiste (Online-Suche) eingebunden.

Wer unsere bisherigen Webauftritte kennt, dem fallen sofort das kürzere Menü und die Grafiken auf. Das Hauptmenü umfasst sieben und damit nur noch halb so viele Menüpunkte wie zuvor. Die Gliederung ist mit bis zu drei Ebenen flach gehalten. Jedes Portal und auch die einzelnen Webseiten haben ihre eigene Grafik, die als optischer Leitfaden durch den Webauftritt dient.

Auch farblich unterscheiden sich die Portale nun deutlich. Das bekanntere Themenportal blieb grün, das Verwaltungsportal erhielt einen blauen Farbton. Dadurch fällt es Besucherinnen und Besuchern leichter, beide Portale zu unterscheiden und einen Wechsel zwischen den Portalen nachzuvollziehen. Wechseln kann man auf der Startseite über den rechten Seitenbereich, über die Schlagwortliste in der Rubrik „Themen von A bis Z“ sowie über einzelne Links auf den Webseiten.

Die Teaserboxen bieten neben dem Menü eine weitere Möglichkeit, sich durch den Webauftritt „zu klicken“. Damit kommt die Gestaltung der Webseiten dem unterschiedlichen Leseverhalten entgegen: Manche orientieren sich am Menü links, andere am mittleren Seitenbereich. In der mobilen Ansicht (z. B. beim Smartphone) erleichtern die Teaserboxen die Navigationsfunktion durch den Webauftritt.

Die Hinweise und Links im rechten Seitenbereich („Marginalspalte“) gehören dagegen nicht zum Menü. Sie bieten zusätzliche Hilfe wie z. B. die Box „Schnell zum Ziel“ oder enthalten Links, die vom Portal wegführen.
Allgemeine Hinweise wie das Impressum, die Kontaktangaben, Informationen zum Datenschutz usw. sind Teil des Verwaltungsportals und in beiden Webauftritten im Fußbereich („Footer“) verlinkt.

Wie lief der Relaunch ab?

Im Juni 2023 ging es mit der Umsetzung los. Wir erhielten Zugang zu einem Testserver, auf dem wir die neue Webseitenstruktur und die Einzelseiten anlegen und probeweise publizieren konnten. Fotografien und Grafiken wurden für die neue Gestaltung der Webseiten beauftragt. Texte wurden neu verfasst oder vorhandene gekürzt und „auf den Punkt gebracht“. Auch das Menü wurde nochmals überarbeitet. Parallel zu diesen Arbeiten lief die Pflege des bis dahin bestehenden Webauftritts weiter.

Die Webseiten selbst entstanden mit der Basiskomponente „Zentrales Content Management System“ (zCMS), der Standardsoftware des Freistaates Sachsen für Webauftritte in der Domain sachsen.de. Einige Ideen ließen sich mit den vorhandenen Templates jedoch nicht umsetzen. Eine freie Gestaltung war daher nur bedingt möglich und es mussten andere Lösungen gefunden werden.

Anfang November 2023 stand der Entwurf so weit, dass er intern den Archivabteilungen vorgelegt werden konnte. Sie hatten bis zum Ende Januar 2024 Zeit, die Webseiten in den Testportalen anzuschauen und Änderungsvorschläge, Anregungen und Kritik mitzuteilen. Das Feedback war positiv. Die eingebrachten Vorschläge wurden in enger Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen abgestimmt und in den Entwurf eingearbeitet. Die letzten Zuarbeiten gingen im März 2024 ein und im Entwurf auf.

Auch die anschließenden Usability-Tests ergaben, dass die Struktur der Webseiten übersichtlich und nachvollziehbar, und die Gestaltung ansprechend sei. Sie enthielten übrigens auch eine Überraschung für die Projektgruppe: Die vom Staatsarchiv so geschätzten „Recherchetipps“ blieben von den Testpersonen völlig unbeachtet! Eine Nachfrage ergab, dass sie als technische Tipps für die Online-Suche missverstanden und deshalb überlesen wurden. Der neue Name “Tipps für Forschungsfragen” umschreibt hoffentlich besser, was sie sind: Ein nützlicher Leitfaden für die Suche nach einschlägigen Quellen für die am häufigsten nachgefragten Forschungsthemen.

Seinen letzten „Schliff“ erhielt der Entwurf mit der Hinterlegung von Schlagworten (Keywords) und anderen Instrumenten der Suchmaschinenoptimierung (SEO). Geprüft wurde auch, ob die Vorgaben des Styleguides des Freistaates Sachsen zur Barrierefreiheit der Webseiten und zum Writing/Wording umgesetzt worden waren.

Der finale Entwurf wurde der Behördenleitung vorgelegt und im Mai 2024 bestätigt. Seit August 2024 sind sie nun online zu sehen, womit der Relaunch offiziell abgeschlossen ist.

Ausblick

Die Arbeit ist damit jedoch nicht zu Ende. Gemäß dem Ausspruch „Nach dem Relaunch ist vor dem Relaunch!“ müssen Webseiten fortlaufend gepflegt und aktualisiert werden. Eine Übersetzung ins Englische eines Teils des Themenportals – ein neues Angebot für unsere Webseiten – befindet sich gerade noch in der Umsetzung. Außerdem sind weitere Angebote wie ein Erklärvideo zur Online-Suche und Webseiten in Leichter Sprache geplant. Und wir werden zeitnah an das Deutsche Zentrum für barrierefreies Lesen (dzb lesen) herantreten, um unsere überarbeiteten Webauftritte durch Dritte unabhängig auf ihre Barrierefreiheit prüfen zu lassen. Damit endet dieser Beitrag und es bleibt noch eine Frage:

Wie gefallen Ihnen unsere neuen Webseiten? Schreiben Sie gern einen Kommentar!

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