Online-Verfügbarkeit von Archivgut

Foto: Peter Hoheisel/Sächsisches Staatsarchiv

Gefühlt alle Welt digitalisiert. Warum eigentlich? Und wie weit ist das Sächsische Staatsarchiv hierbei bislang gekommen?

Digitalisierung hat in der Archivwelt schon lange einen gewissen „Sexappeal“. Eine Archivverwaltung nach der anderen digitalisiert wichtige Bestände und macht diese online verfügbar. Es ist schon lange klar erkennbar: Wer nicht digitalisiert, wird in absehbarer Zeit seine gesetzlichen Aufgaben nicht mehr angemessen wahrnehmen können. Online-Verfügbarkeit macht das Archivgut bekannt, lässt eine Nutzung unabhängig von Lesesaalöffnungszeiten unter Verzicht auf Archivreisen zu und erschließt gelegentlich neue, unerwartete Nutzerkreise. Nutzung wiederum legitimiert die erheblichen Steuermittel, die für das öffentliche Archivwesen bereitgestellt werden. Und diese Legitimation gewinnt mittelfristig vor dem Hintergrund eines sich wieder abzeichnenden Kampfes um knapper werdende Ressourcen der öffentlichen Hand an Bedeutung.

Sichtbarkeit ist extrem wichtig

Blick in den Lesesaal des Bergarchivs Freiberg. Die Nutzung und Pflege der digitalen Angebote ist inzwischen genauso wichtig wie die persönliche Einsichtnahme in Archivalien im Lesesaal (Foto: Bertram Kober/punctum)

Darüber hinaus geht es auch um eine langfristige Sichtbarkeit von Archivgut. Derzeit wächst eine Generation von potentiellen Archivbenutzern heran, die zu den „digital natives“ zählt. Für diese potentiellen Archivbenutzer ist Archivgut nur sichtbar, wenn es online verfügbar ist, mindestens die Erschließungsinformationen. Wer kein online-Angebot aufbaut, dieses pflegt und kontinuierlich ausbaut, wird über kurz oder lang nicht mehr gesehen und schließlich auch übersehen und nicht mehr wahrgenommen werden. Unsichtbarkeit aber heißt, im Wettstreit der Informationsanbieter nicht mehr bestehen zu können. Wer im Netz unsichtbar ist, beraubt sich zentraler Möglichkeiten der Weiterentwicklung und damit auch langfristig der Fähigkeit, seine Aufgaben angemessen wahrnehmen zu können.

Digitalisierung im Sächsischen Staatsarchiv

Darstellung der Erschließungsinformationen auf der WebSite des Sächsischen Staatsarchivs (Foto: Sächsisches Staatsarchiv)

Was die Digitalisierung von Findmitteln und Archivalien angeht, ist das Sächsische Staatsarchiv schon viele Jahre vor Corona aktiv geworden. Bereits seit den frühen 2000er Jahren wurden Erschließungsinformationen als online-Findbücher im PDF-Format zur Verfügung gestellt, vor knapp zehn Jahren dann als recherchierbare Datenbank „Sax.Archiv“, ein erster, wichtiger Meilenstein in der online-Präsenz des Sächsischen Staatsarchivs. Die massenhafte Digitalisierung von Archivgut setzte vor knapp fünf Jahren ein.

35 Millionen Digitalisate, davon 11 Millionen online

Darstellung eines Digitalisats auf der WebSite des Sächsischen Staatsarchivs (Foto: Sächsisches Staatsarchiv)

Als im Doppelhaushalt 2017/18 der Sächsische Landtag im Rahmen der Digitalisierungsstrategie der Landesregierung dem Staatsarchiv erhebliche Geldmittel zur Verfügung stellte, wurde der Schwerpunkt auf die Digitalisierung von Mikroformen, also der Mikrofilme und Makrofiches gelegt. So konnten in einem überschaubaren Zeitraum große Mengen von Archivaliendigitalisaten hergestellt werden. Inzwischen sind fast sämtliche Mikroformen digitalisiert und rund 35 Millionen Digitalisate (Einzelaufnahmen) entstanden. Diese werden nun nach und nach mit den Erschließungsinformationen verknüpft und online verfügbar gemacht. Derzeit stehen für das gesamte Staatsarchiv etwa 11 Millionen Digitalisate online (eine Übersicht der entsprechenden Bestände finden Sie unter https://www.archiv.sachsen.de/closedbutopen-7153.html). Die Zahl der Digitalisate ist nicht mit der Zahl der Archivalien gleich zu setzen. Bei Akten bspw. kann eine Archivalie je nach Umfang aus mehreren hundert Digitalisaten bestehen, bei einem Riss unter Umständen aus einem einzigen. Die pure Menge der beim Prozess der online-Stellung zu bewegenden Daten führt dazu, dass die Digitalisate erst mit erheblichem zeitlichen Verzug nach der Digitalisierung online sichtbar werden.

Wie geht es weiter?

Digitalisierung vom Original
(Foto: Bertram Kober/punctum)

Da inzwischen fast alle Mikroformen digitalisiert sind, werden zukünftig vor allem Digitalisate vom Original hergestellt. Das ist deutlich aufwändiger und hat erhebliche Auswirkungen auf die weitere Digitalisierungsgeschwindigkeit. Dennoch wird sich das online-Angebot des Sächsischen Staatsarchivs in absehbarer Zeit noch erheblich ausweiten. Zusätzlich wird die Funktionalität von „Sax.Archiv“ kontinuierlich ausgebaut und verbessert. Schlagworte wie „Volltexterfassung“, „Künstliche Intelligenz“ und „Georeferenzierung“ sind zwar noch Zukunftsmusik, die aktuellen Digitalisierungsanstrengungen bauen dafür aber die Grundlage auf.


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2 Antworten

  1. Jäger, Volker sagt:

    Nachdem ich im Berufsleben geraume Zeit selbst mit der Digitalisierung befasst war, betrachte ich deren Ergebnisse seit etwa zwei Jahren ausschließlich als Benutzer. Dabei werden mir die Vorteile der Nutzung online gestellter Digitalisate immer wieder deutlich und ich begrüße jeden dahin gehenden Fortschritt. Die Verwendung von Mikroformen in der Vergangenheit, insbesondere unter dem Druck einer kurzfristigen Umsetzung beträchtlicher finanzieller Mittel, ist nachvollziehbar und war zweckmäßig. Sie hat bei der Digitalisierung im Sächsischen Staatsarchiv zu einem Quantensprung geführt. Die damit verbundenen Qualitätsmängel sind angesichts der Möglichkeit, die Digitalisate am häuslichen Computer zu bearbeiten, in vielen Fällen zu verschmerzen. Einen Wermutstropfen bildet für mich allerdings die Nutzung der in großer Zahl vorhandenen digitalisierten Gerichtsbücher. Der Vorteil der häufig vorhandenen Register ist insbesondere bei den von mir angesehenen älteren Bänden des Amtsgerichts Wurzen vielfach nicht oder nur sehr erschwert nutzbar, da die Digitalisate in den Randbereichen so stark geschwärzt sind, dass die Seitenzahlen nicht zu erkennen sind.

    • Peter Hoheisel sagt:

      Vielen Dank für die insgesamt positive Einschätzung unserer Digitalisierungsbemühungen! In der Tat ist es so, dass mit der Entscheidung, zunächst die Mikroformen zu digitalisieren, auch die Entscheidung getroffen wurde, alle Nachteile der analogen Mikroformen 1:1 in die digitale Welt zu überführen. Von einem schlecht belichteten Mikrofilm lässt sich nun einmal kein gutes Digitalisat erzeugen; aber besser ein schlechtes Digitalisat online, als gar keins. Und zumindest theoretisch besteht die Chance, ein Digitalisat mit einer “wichtigen” Textstelle herunter zu laden und über digitale Bildverbesserung ggf. doch noch die Lesbarkeit in den Randbereichen zu verbessern.

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