Gefährdungen im Archiv? Ein Beitrag zum Thema Arbeitsschutz

Eingeklemmt in einer Rollregalanlage? „Maus-Arm“ wegen des Computerarbeitsplatzes? Albträume wegen Tatortfotos oder anderer belastender Archivalien? Arbeitsschutz ist auch in Archiven wichtig. Was heißt das im archivischen Arbeitsalltag – hier am Beispiel des Sächsischen Staatsarchivs?
Ziel des Arbeitsschutzes ist es, die Beschäftigten wirksam vor Gefahren und gesundheitlichen Schädigungen zu schützen: Gesundheitsgefährdungen sollen vorausschauend minimiert werden. Zur Umsetzung in Archiven findet sich bisher nur wenig Literatur, die sich im Schwerpunkt biologischen Gefährdungen widmet. Im Folgenden soll daher eine kurze Einführung am Beispiel des Arbeitsschutzes im Sächsischen Staatsarchiv geboten werden.

Die Gefährdungsbeurteilung: Dreh- und Angelpunkt
Ausgangspunkt des Arbeitsschutzes ist die Gefährdungsbeurteilung (GBU) eines Arbeitsplatzes bzw. der an ihm ausgeführten Tätigkeiten. Die GBU soll konkret die aktuelle Situation erfassen: Was für Gefährdungen gehen von einer Tätigkeit aus? Gibt es Normen, wie ein konkreter Arbeitsplatz nach dem aktuellen Stand der Technik auszustatten ist oder Normen anderer Art, die zu beachten sind? Welche Maßnahmen können gegen Gefährdungen ergriffen werden? Bis wann sind diese umzusetzen? Wie wirken sie?
Für die verschiedenartigen Arbeitsplätze an den Standorten des Sächsischen Staatsarchivs gibt es jeweils angepasste GBU. Eine Tätigkeit in der elektronischen Archivierung unterscheidet sich deutlich von der in einer Restaurierungswerkstatt. Geprüft werden aktuell 13 Gefährdungsfaktoren, unter anderem:

- mechanische Gefährdungen (z. B. durch bewegte Transport- und Arbeitsmittel)
- elektrische Gefährdungen
- Gefahrstoffe (Gase, Dämpfe, Aerosole, Flüssigkeiten)
- Biologische Gefährdungen (z. B. Infektionsgefahr, allergene und toxische Stoffe)
- Brand- und Explosionsgefährdungen
- Gefährdung durch Arbeitsumgebungsbedingungen (z. B. Klima, Beleuchtung, Verkehrswege)
- Psychische Belastungen (Arbeitstätigkeit, Arbeitsorganisation, soziale Bedingungen)
Risikobeurteilung und Maßnahmen: 2 Beispiele
Ermittelte Gefährdungen sind zu bewerten: Ist das Risiko klein, mittel oder groß? Aus der Risikobeurteilung ergibt sich der Handlungsbedarf. Besteht ein solcher, sind Maßnahmen zur Verbesserung der Sicherheit zu ergreifen, Termine für die Umsetzung und die Verantwortlichkeit werden festgelegt. Schließlich ist die Wirksamkeit der Maßnahme zu prüfen und zu dokumentieren.

Hier 2 Beispiele aus der GBU für Büroarbeitsplätze und für den Magazindienst:
- Psychische Belastung: Als Gefährdungsfaktor mit mittlerem Risiko wurde u. a. Arbeiten mit häufigen Störungen ermittelt: „Durch wiederholte Unterbrechungen besteht das Risiko von Stress, Zunahme der Fehlerhäufigkeit, Nichtbewältigung der Arbeitsaufgabe“. Der Handlungsbedarf besteht dann darin, die Störungsursachen zu ermitteln und Maßnahmen nach dem sog. STOP-Prinzip zu treffen. Termine sind bedarfsorientiert, die Verantwortlichkeit liegt bei der jeweiligen Referatsleitung.
- Mechanische Gefährdung: Bei der Ein- und Auslagerung von Kartons in oberen Regalfächern besteht die Gefahr eines Sturzes von der Aufstiegshilfe (Leiter oder Tritt). Maßnahmen zur Prävention sind die Bereitstellung geeigneter Aufstiegshilfen, jährliche Unterweisungen zur Nutzung und jährliche Prüfung der Leitern und Tritte. Verantwortlich sind die Abteilungsleitung und der Sicherheitsbeauftragte.
Das STOP-Prinzip beschreibt die Rangfolge von Schutzmaßnahmen. Diese Rangfolge hat der Arbeitgeber bei der Festlegung und Anwendung von Schutzmaßnahmen zu beachten. Dabei stehen die einzelnen Buchstaben “STOP” für jeweils verschiedene Arten von Schutzmaßnahmen:
- S – Substitution
- T – Technische Schutzmaßnahmen
- O – Organisatorische Schutzmaßnahmen
- P – Persönliche Schutzmaßnahmen
Quelle: Lexikon der DGUV
Psychische Belastungen
Psychische Erkrankungen hatten 2023 einen Anteil von 16,1% an den Arbeitsunfähigkeitstagen in Deutschland. Sie sind damit auch ein Thema in Archiven, wie ein Beitrag der AG Barrierefreiheit im VdA-Arbeitskreis Offene Archive erläutert.
Hinzu kommt: Auch gesunde Beschäftigte können im Archiv psychischen Belastungen ausgesetzt sein, auf die sie unterschiedlich reagieren. Wer schon einmal Polizeiakten mit Tatort-Fotos von Mord- und Totschlagsdelikten – zumal an Kindern – verzeichnet oder technisch bearbeitet hat, hat eine Vorstellung davon. Die eine Person kommt damit zurecht, eine andere nimmt die Bilder im Kopf mit nach Hause und bekommt Albträume.
Psychische Gefährdungen, auch solche durch Unter- oder Überforderung, sind individuell sehr unterschiedlich ausgeprägt. Daher ist eine gute, vertrauensvolle Kommunikation sehr wichtig, um Maßnahmen zur Verbesserung zu entwickeln. Hilfreiche Hinweise gibt u. a. die DGUV-Information zu psychischen Belastungen im Arbeitsleben.
Arbeitsschutz in der Schwangerschaft
Für jede Art von Arbeitsplatz ist auch eine Mutterschutz-GBU anzufertigen: „Was wäre, wenn eine Schwangere diese Tätigkeit ausführen würde?“. Wird eine Beschäftigte schwanger, dient diese Mutterschutz-GBU als Grundlage, wobei die tatsächliche Gefährdung individuell zu prüfen ist. Diese kann je nach ausgeübten Tätigkeiten und gesundheitlicher Verfassung der Schwangeren sehr unterschiedlich sein.
GBU als Arbeitsinstrument
Richtig genutzt sind die GBU ein Arbeitsinstrument: Sie unterstützen einen stetigen Kreislauf aus
- Gefährdungen analysieren,
- Schutzmaßnahmen ableiten,
- Schutzmaßnahmen umsetzen,
- Schutzmaßnahmen und Schutzniveau auswerten und
- (neue) Gefährdungen analysieren.
Für viele Tätigkeiten und damit Arbeitsplätze verläuft dieser Zyklus nicht schnell, eine Prüfung im jährlichen Turnus reicht aus. Aber konkrete Veränderungen können auch zu anlassbezogener Überprüfung führen. So kann der Umstieg von der papiernen auf die elektronische Aktenführung zu einer erhöhten Belastung am Computer-Arbeitsplatz führen, der durch geeignete Maßnahmen, z. B. Beschaffung eines 2. Monitors, rechtzeitig vorzubeugen ist.
Ein Ernstfall: Die Corona-Pandemie

Eine solche konkrete Veränderung war im Frühjahr 2020 eingetreten. Durch die rasante Verbreitung des CoViD-Virus entstand – auch im Sächsischen Staatsarchiv – eine unklare Lage hinsichtlich der konkreten Gefährdung der Beschäftigten. Sehr zügig wurde ein Hygienekonzept mit Gültigkeit für alle Standorte erarbeitet, das in den folgenden Monaten wiederholt bedarfsgerecht und rechtskonform aktualisiert wurde. Die ergriffenen Maßnahmen zum Schutz der Beschäftigten halfen wiederholt dabei, Infektionsketten im Archiv zu vermeiden.
Gleichzeitig wurde deutlich, dass es natürlich auch individuelle Unterschiede in der Wahrnehmung der eigenen Betroffenheit und Gefährdung gab. Über die Monate konnte die psychische Belastung variieren: Hatten die einen wegen Vorerkrankungen große Angst vor einer Infektion, empfanden andere die Maskenpflicht und Distanzregelungen als sozial isolierend und damit belastend. Hier war es an den Vorgesetzten und Führungskräften, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, z. B. durch Nutzung von Austauschmöglichkeiten online.
Strukturen: Arbeitsschutzausschuss (ASA) und Dienstanweisung
Im behördlichen Alltag und in einer Sondersituation wie der Corona-Pandemie kann das Sächsische Staatsarchiv auf bewährte Strukturen im Arbeitsschutz zurückgreifen. An erster Stelle ist der Arbeitsschutzausschuss (ASA) zu nennen. Das Gremium tagt vierteljährlich und setzt sich aus folgenden Personen bzw. Funktionen zusammen:
- Behördenbeauftragter für den Arbeitsschutz
- Fachkraft für Arbeitssicherheit
- Betriebsärztliche Begleitperson
- Sicherheitsbeauftragte der Standorte
- Schwerbehindertenvertretung
- 2 Mitglieder des Personalrats.
Die Dienstanweisung „Arbeitsschutz im Staatsarchiv“ regelt vielfältige Aspekte des Arbeitsschutzes wie Zuständigkeiten, Aufgaben, Organisation, verpflichtende Inhalte der regelmäßigen und anlassbezogenen Unterweisungen und Verfahren bei den arbeitsmedizinischen Untersuchungen.
Müssen und wollen!
Arbeitsschutz: Das klingt auch nach einer Fülle von Regelungen, sowohl des Staates wie der Gesetzlichen Unfallversicherung. Beispielhaft zu nennen sind:
- Gesetze, z. B. Arbeitsschutzgesetz, Arbeitszeitgesetz, Mutterschutzgesetz
- Verordnungen, u. a. Arbeitsstättenverordnung, Biostoffverordnung, Lastenhandhabungsverordnung
- Technische Regeln
- Unfallverhütungsvorschriften und -regeln.
Arbeitsschutz ist eine Pflichtaufgabe in jedem Betrieb und damit auch in jedem Archiv. Mit Leben gefüllt wird er, wenn die zuständigen Führungskräfte seinen Wert für die Gesundheit der Beschäftigten erkennen.
Natürlich ist diese Gesundheit Ziel und Wert an sich. Aber ihren Schutz ernst zu nehmen, ist auch wirtschaftlich: Der mit Maßnahmen des Arbeitsschutzes verbundene personelle und finanzielle Aufwand ist zu vernachlässigen gegenüber dem Schaden, der durch einen längeren Ausfall von Beschäftigten entsteht.
Quellen im Staatsarchiv
Im Sächsischen Staatsarchiv gibt es eine Fülle von Quellen zur Geschichte des Arbeitsschutzes. Dazu gehören auch audiovisuelle Medien wie dieser Animationsfilm “Der Haken” des Leipziger Filmemachers (und Bäckermeisters) Manfred Seifert aus dem Jahr 1981.
Den Film können Sie hier anschauen! (Quelle: Sächsisches Staatsarchiv, 22216 Nachlass Manfred Seifert, Nr. AV 22216-016)

OpenEdition schlägt Ihnen vor, diesen Beitrag wie folgt zu zitieren:
Thekla Kluttig (21. Oktober 2024). Gefährdungen im Archiv? Ein Beitrag zum Thema Arbeitsschutz. SAXARCHIV-Blog. Abgerufen am 19. März 2025 von https://doi.org/10.58079/12jg2
Noch nachgetragen zwei nützliche Links zu Materialien über Arbeitsschutz in Archiven und Bibliotheken: https://www.uksachsen.de/archive-bibliotheken/publikationen sowie (noch umfangreicher): https://www.unfallkasse-nrw.de/sicherheit-und-gesundheitsschutz/betriebsart/archive-und-bibliotheken.html.
Den dortigen Einstieg “Auch wenn es im Archiv und in der Bibliothek eher ruhiger zugeht…” ignorieren wir mal.