Mit signifikanten Eigenschaften: Digitale Objekte für die Ewigkeit erhalten

Zum Welttag digitale Erhaltung am 7. November stellen wir hier vor, wie genuin elektronische Unterlagen auf Dauer erhalten werden können. Was das mit „Performance“ und „signifikanten Eigenschaften“ zu tun hat und was schließlich ins Elektronische Archiv übernommen wird, lesen Sie hier.

Infrastruktur 1: Alles veraltet

Um digitale Unterlagen nutzen zu können, ist immer eine Infrastruktur notwendig. Diese Infrastruktur besteht aus Hardware, eventuell Datenträger, Betriebssystem und Software. Diese Infrastruktur hat jedoch eine begrenzte Lebensdauer und muss irgendwann ausgetauscht werden. Welches aktuelle Endgerät hat heute noch ein CD-Laufwerk? Auch unser Nutzungsverhalten verändert sich: Je nach Endgerät arbeiten wir mit Maus, Touch-Oberfläche oder Spracheingabe.

Infrastruktur 2: Passt alles zusammen?

Damit ein Dateiformat gelesen bzw. ein Objekt dargestellt werden kann, müssen Hardware, Betriebssystem und Software miteinander kompatibel sein. Daraus können sich Einschränkungen ergeben: Betriebssystem A lässt nur Programm B zu, das Dateiformat C in Version D abspielt. Bei der elektronischen Archivierung sprechen wir bei alldem von einer „Performance“ mittels einer Darstellungsumgebung.

Literaturtipp: Das Performance-Model ist zum Beispiel hier beschrieben:
Heslop, Helen; Davis, Simon; Wilson, Andrew (2002): An Approach to the Preservation of Digital Records, URL: https://www.naa.gov.au/sites/default/files/2020-01/An-Approach-to-the-Preservation-of-Digital-Records.pdf (zuletzt abgerufen am 31.10.2024).

Infrastruktur 3: Nicht immer gleich

Je nach Zusammensetzung dieser Umgebung – natürlich auch vom Zweck abhängend – kann die Darstellung eines Objekts verschieden ausfallen. Zudem können verschiedene Eigenschaften eines Objekts angesprochen werden. Wir sprechen auch vom „Look“ und „Feel“. Hier einige Beispiele:

Beispiel 1 – Eine Datei, zwei Programme, eine Darstellung

Eine PDF-Text-Datei kann über einen PDF-Reader oder im Browser – auch ohne Internetverbindung – geöffnet werden. Hier bleibt das Objekt stabil bzw. wird relativ ähnlich erscheinen. In beiden Fällen ist der Text maschinell durchsuchbar.

Beispiel 2 – Eine Datei, zwei Programme, zwei Darstellungen

Ein Foto wird in den meisten Fällen mit einem Bildanzeige- oder Bearbeitungsprogramm geöffnet und eher selten mit einem Texteditor. Das wäre aber möglich und kann auch gewünscht sein – zum Beispiel zur Anpassung von Metadaten. Ein und dasselbe Objekt erscheint damit komplett unterschiedlich je nach Zweck bzw. danach, welche bestimmten Eigenschaften verfügbar sein sollen.

Ebenso kann eine CSV-Datei beispielsweise in einem Texteditor oder in einem Tabellenprogramm geöffnet werden – Optik und Bearbeitungsmöglichkeiten, also Look und Feel, unterscheiden sich hier aber deutlich: Das Filtern und Sortieren funktioniert in einem Tabellenprogramm einfacher.

Beispiel 3 – Zwei Endgeräte, ein Objekt, zwei Darstellungen

Eine Website sieht auf einem großen PC-Desktop-Bildschirm anders aus als auf einem kleinen Smartphone. Heute werden Inhalte meist endgeräte-optimiert (responsiv) ausgegeben. So klappen sich zum Beispiel Navigationsmenüs zu „Burger“-Menüs zusammen und verdecken nicht mehr den Rest der Seite oder enden in einer Scroll-Balken-Wüste.

Was ist das Objekt bzw. die Unterlage?

Das Objekt ist also das, was über eine Performance bzw. einen Prozess dargestellt wird, und diese kann verschieden ausfallen. Für die Performance zugrunde liegen kann genau eine Datei – etwa für ein Foto. Es kann aber auch eine Vielzahl an Dateien mit und ohne Verzeichnisse oder ineinander verkapselt sein. Solche Konstruktionen können immer wieder anders ausfallen. Gleichzeitig dürfen manche Strukturen oder Bezeichnungen nicht verändert werden, da das Objekt sonst nicht mehr funktioniert oder nur in Teilen. Beispiel Website: Wenn hier eine bestimmte Datei fehlt oder umbenannt wird, funktionieren evtl. Verlinkungen bzw. Pfade nicht mehr und die Website erscheint lückenhaft oder ohne Layout.

Wie kann das Objekt auf Dauer erhalten werden?

Was nun zur Archivierung übernommen wird, sind ausschließlich Dateien, und keine kompletten Infrastrukturen.

Noch vor Archivierung werden Eigenschaften der Objekte bzw. Unterlagen bestimmt und festgelegt, welche dieser Eigenschaften künftig erhalten werden. Manchmal ist nur ein Teil davon wesentlich und für das Verständnis, die Nutzung bzw. eine Performance unbedingt erforderlich. Diese „wesentlichen“ Eigenschaften werden in der elektronischen Archivierung „signifikant“ genannt. In manchen Fällen ist es aus technischen Gründen unmöglich, alle Eigenschaften eines Objekts zu erhalten.

Einfache Beispiele für signifikante Eigenschaften sind folgende:

• Sollen augenscheinliche Texte als solche technisch verarbeitbar sein bzw. bleiben, also Zeichen maschinell lesbar bzw. Volltext hinterlegt sein, oder genügt die rein visuelle Ansicht?
• Reicht die visuelle Optik eines Fotos oder sollen eingebettete Metadaten zu Bildrechten und Auflösung erhalten bleiben?

Jene Eigenschaften werden unabhängig von Endgeräten, Betriebssystemen, Programmen und Dateiformaten aufgestellt. Somit wird eine Abhängigkeit von bestimmten Produkten vermieden. Gleichzeitig wird verhindert, dass Infrastruktur-Bestandteile veralten.

Schließlich wird geprüft, welches Dateiformat bei der Archivierung geeignet ist, um die signifikanten Eigenschaften der Objekte auf Dauer zu erhalten. Bei der elektronischen Archivierung werden teilweise bestimmte Dateiformate bevorzugt. Die Dateiformate sollten dabei möglichst offen, weit verbreitet und nicht proprietär, also frei von Beschränkungen auf wenige Programme, sein. Diese Beschränkung auf bestimmte Dateiformate ermöglicht es, einen „Formate-Zoo“ im Archiv zu vermeiden und Ressourcen zu sparen.

Lösung: Eigenschaften erhalten und Änderungen dokumentieren

Damit ist auch klar, dass Objekte nicht zwingend in ihren Ausgangsdateiformaten archiviert werden und generell Dateiformate stets erneuert werden müssen. Immer mit Prüfung auf die einst festgelegten signifikanten Eigenschaften der Objekte werden die Dateien, noch bevor sie veralten, in neuere Formate überführt. Um sicherzustellen, dass es sich um authentisches Archivgut handelt, werden die signifikanten Eigenschaften beschrieben und jede Änderung am Objekt dokumentiert.

Welttag digitale Erhaltung: Am ersten Donnerstag im November ist „Welttag digitale Erhaltung“. Dahinter steht die Digital Preservation Coalition (DPC), eine Organisation mit Expertinnen und Experten mit Sitz in Großbritannien. Sie bringt weltweit Interessierte zusammen, die sich mit der dauerhaften Erhaltung von digitalen Objekten beschäftigen. Dazu gehören auch große Archive aus der ganzen Welt. Die DPC fördert Austausch, Kollaboration und Kompetenzen zu ihren Schwerpunktthemen.
Weitere Informationen sind zu finden auf der offiziellen Website. Außerdem gibt die DPC ein Handbuch über Digitale Archivierung heraus. Im YouTube-Kanal stehen Themenvideos und Vortragsmitschnitte zur Verfügung.

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