Jahrestagung zur Elektronischen Archivierung: So war die AUdS 2025

Am 5. und 6. März 2025 fand die 28. Tagung des Arbeitskreises Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen (AUdS) in Chemnitz statt. Expertinnen und Experten tauschten sich zu aktuellen Entwicklungen bei der elektronischen Archivierung aus. Was gab es Neues?
Im Staatsarchiv Chemnitz trafen sich rund 100 Kolleginnen und Kollegen, um vor Ort Vorträge zu hören und zu diskutieren. Über den Live-Stream waren etwa 250 weitere Interessierte dabei, die sich über den Chat an der Diskussion beteiligen konnten.
Vertreten waren dieses Jahr Archive verschiedener Sparten und Größen sowie Archivberatungsstellen und Archivkoordinationsstellen aus Deutschland, Österreich, der Schweiz und der Tschechischen Republik.
Inhaltlich reichte das Programm von Neuerungen aus der Praxis bis hin zum Einsatz von Zukunftstechnologien. Zwischen diesen beiden Polen bewegten sich auch die zwei Vorträge aus dem Sächsischen Staatsarchiv
Aus der Praxis: Digitale Orthophotos

Frank Lehmann und Peter Bayer präsentierten ein Best-Practice-Verfahren für die Übernahme von Geobasisdaten. Sie stellten die archivfachliche und die technische Seite bei der Übernahme und Archivierung von digitalen Orthophotos vor.
Orthophotos sind vereinfacht gesagt Luftbilder mit speziellen Eigenschaften und Georeferenz. Technisch gesehen handelt es sich um sehr große tiff-Dateien mit zugehörigen Metadaten. Für die Archivierung und für die spätere Nutzbarkeit bieten Orthophotos deshalb einige Herausforderungen.
Das Staatsarchiv hat ein Verfahren zur ressourcenschonenden Archivierung und Nutzung entwickelt. Nationale Vorgaben wie die „Leitlinien zur bundesweit einheitlichen Archivierung von Geobasisdaten“ wurden dabei berücksichtigt. Das Staatsarchiv hat bereits Orthophotos der Jahrgänge 1995-2004, 2005 und 2009-2011 (originär digital) archiviert. Bewährt hat sich dabei die gute Zusammenarbeit mit dem Landesamt für Geobasisinformation (GeoSN).

Das OAIS-Modell neu gedacht: KI integrieren
Karsten Huth stellte aus der Perspektive des Elektronischen Staatsarchivs (el_sta) erste Überlegungen für den Einsatz von KI in einem elektronischen Archiv vor. Er zeigte, wie KI im Referenzmodell Offenes Archivinformationssystem (OAIS) verortet und genutzt werden könnte. Im „Data Management“ könnte KI gut trainiert den Zugang zu Archivgut erleichtern: Beispielsweise könnten Nutzerinnen und Nutzer die KI zu vorhandenem Archivgut eigenständig ohne vorherige Erschließung durch Archivpersonal befragen. Allerdings müssen der KI Schranken gesetzt werden und es muss gesichert sein, dass sie jederzeit abgestellt werden kann.

In einem elektronischen Archiv, das auf Basis internationaler Archivierungsstandards wie dem OAIS-Modell angelegt ist, kann der unreflektierte Einsatz von KI jedoch auch mit dem eigentlichen Auftrag eines elektronischen Archivs in Konflikt geraten. Oberstes Prinzip eines Archivs nach OAIS ist die Erhaltung und die dauerhafte Verfügbarkeit von digitalem Archivgut. Dafür sind mitunter bestimmte technische Voraussetzungen zu schaffen, die wiederum hinderlich für KI sein können. Das betrifft zum Beispiel bestimmte Dateiformate. Daten müssten also möglicherweise erstmal aufbereitet werden, bevor KI zum Einsatz kommen kann.
Bekanntlich veralten Infrastrukturen in der digitalen Welt immer wieder, sodass das Archiv in erster Linie vorausschauend beständig sein muss. Es ist deshalb zu erwarten, dass kompatible KI-Werkzeuge auch nur von kurzer Dauer sein werden und regelmäßig angepasst werden müssen.
Das Sächsische Staatsarchiv hat bereits KI zur Erschließung von Audiodateien getestet. Ein Erfahrungsbericht findet sich hier: KI – Automatisierte Erschließung von Audiodateien
Weitere Neuigkeiten aus der Praxis
Die Vielfalt der Aufgaben und Herausforderungen bei der elektronischen Archivierung spiegelte sich in der inhaltlichen Bandbreite der Vorträge:
- KI am Beispiel von Sprachmodellen: Martin Vogel (Niedersächsisches Landesarchiv) beleuchtete KI im Archiv am Beispiel von Sprachmodellen. Er schilderte eindrücklich, was KI an dieser Stelle leisten, wie diese trainiert und wie deren Ergebnisse bewertet werden können. Er wies darauf hin, wie wichtig eine Dokumentation des jeweiligen Vorgehens und wie schnelllebig KI ist.
- Digitale Signaturen: Claire Röthlisberger-Jourdan von der Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST) in der Schweiz erläuterte ein Projekt zur Archivierung von digitalen Signaturen. Hierbei ging sie auf verschiedene Signaturtypen ein und wie ein Archiv damit umgehen könnte. Die KOST bietet ein Validierungswerkzeug für die Schweiz an.
- Website-Archivierung mit dem Standardformat WARC: Tony Franzky (Erzdiözese Freiburg, Diözesanstelle Archive, Bibliotheken, Schriftgutverwaltung) erläuterte die Bandbreite an Problemen beim Unterlagentyp Websites aus Archivierungssicht. Zwar gibt es für Website-Archivierung mit WARC ein weltweit eingesetztes Standardformat seit langer Zeit, allerdings kann mit diesem die Problemkette insbesondere für neuere Webtechnologien in Websites nicht flächendeckend bearbeitet werden.
Das Staatsarchiv archiviert seit 2014 Websites erfolgreich ohne WARC. Welche Strategie dabei verfolgt wird und worin die Vorteile liegen, kann hier nachgelesen werden: Webseiten archivieren: Ein Praxisbericht
- Cybersicherheit und Risikomanagement für digitale Archive, Archivierung von elektronischen Personalakten, E-Mails und Excel-Dateien. Auch der Standard xdomea für elektronische Akten wurde in gleich mehreren Vorträgen thematisiert.
Wie das Staatsarchiv bei der Archivierung von E-Akten vorgeht, kann hier nachgelesen werden: E-Akte: Schriftgutverwaltung als Prozess
Praktisch archiviert wird die E-Akte auf Basis von xdomea und Überführung in einen Datenbankcontainer zum Strukturerhalt und Textdurchsuchbarkeit. Bereits 2016 hat das Staatsarchiv das Prinzip auf der AUdS vorgestellt: Bytebarn

Save the date: AUdS 2026
Zum Abschluss der Konferenz wird immer mit großer Spannung der Moment erwartet, in dem der Tagungsort des kommenden Jahres bekannt gegeben wird: Am 18. und 19. März 2026 lädt das Tschechische Nationalarchiv nach Prag ein. Wir freuen uns auf eine spannende Tagung im nächsten Jahr!
OpenEdition schlägt Ihnen vor, diesen Beitrag wie folgt zu zitieren:
SAXARCHIV (16. April 2025). Jahrestagung zur Elektronischen Archivierung: So war die AUdS 2025. SAXARCHIV-Blog. Abgerufen am 21. Mai 2025 von https://doi.org/10.58079/13rcq