Bestandssignatur? Archivaliensignatur? – Entschlüsselung des archivischen Zahlencodes
Wer im Sächsischen Staatsarchiv eine Archivalie ansehen möchte, der muss bei der Bestellung bestimmte Zahlen- und Buchstabenkombinationen angeben. Das sind die Bestands- und Archivaliensignaturen, die eine Akte eindeutig identifizieren. Aber wie funktioniert dieser Buchstaben- und Zahlencode eigentlich?
Die Bestandssignatur
Jeder Bestand im Sächsischen Staatsarchiv verfügt neben seinem Namen über eine eindeutige Bestandssignatur. Diese besteht immer aus genau fünf Ziffern. Die erste Ziffer gibt Aufschluss über die zuständige Abteilung, in der dieser Bestand verwahrt wird.
- ab 10000 = Hauptstaatsarchiv Dresden
- ab 20000 = Staatsarchiv Leipzig
- ab 30000 = Staatsarchiv Chemnitz
- ab 40000 = Bergarchiv Freiberg
- ab 50000 = Staatsfilialarchiv Bautzen
So ist beispielsweise bei dem Bestand 40005 Maschinenbaudirektion trotz des allgemeinen Namens anhand der Signatur eindeutig erkennbar, dass er im Bergarchiv Freiberg zu finden ist.
Im Archivwesen umfasst ein Bestand eine Gruppe von Unterlagen, die nach bestimmten Merkmalen zusammengefasst werden.
Die Archivaliensignatur
Allein mit der Bestandssignatur können wir jedoch noch keine Akte finden. Ein einzelner Bestand kann tausende Akten enthalten. Zwar verfügt jede Akte auch über einen Titel, doch dieser ist nicht unbedingt eindeutig, denn verschiedene Archivalien können über den gleichen Titel verfügen. Zudem kann der Titel sehr lang sein, was eine schnelle Identifizierung der Akte erschwert.
Darum wird jeder Akte innerhalb des Bestandes eine fortlaufende Nummer vergeben. Oft handelt es sich dabei einfach um Zahlen (1, 2, 3, usw.) Es gibt jedoch auch originellere Formen, die meist historisch gewachsen sind. Sie beziehen unter Umständen auch die Besonderheiten des jeweiligen Bestandes ein.
Die Archivaliensignatur im Sächsischen Staatsarchiv ist häufig eine Kombination aus Zahlen und Buchstaben. Die Buchstaben können anzeigen, um was für ein Archivale es sich handelt, wenn es keine Akte ist. Fotos haben andere Buchstaben als Filme, und Kartensignaturen unterscheiden sich nicht nur nach Bestand, sondern auch nach dem verwahrenden Archiv.
Beispiele:
- 12613 Gerichtsbücher, Nr. GB AG Großenhain Nr. 001: Es handelt sich um eine Archivalie aus dem Bestand 12613 Gerichtsbücher im Hauptstaatsarchiv Dresden. Die Archivaliensignatur GB AG Großenhain Nr. 001 gibt außer der laufenden Nummer auch den Namen des Amtsgerichts (AG) an.
- 21701 SED, Sammlung Tonträger, Nr. AV 21701-057: Es handelt sich um eine Archivalie aus dem Bestand 21701 SED, Sammlung Tonträger im Staatsarchiv Leipzig. Die Archivaliensignatur ist AV 21701-057. „AV“ zeigt an, dass es sich hierbei um ein audiovisuelles Medium handelt. In diesem Fall ist es eine Schallplatte, wie der Verzeichnung zu entnehmen ist.
- 40044 Generalrisse, Nr. 1-K17909: Hier geht es um den Bestand 40044 Generalrisse im Bergarchiv Freiberg. Dort werden die Karten entsprechend ihrer Größe in sogenannten „Clustern“ gelagert. Die Archivaliensignatur 1-K17909 verweist auf eine Karte, der Buchstabe „K“ steht für einen planliegenden Riss der Größe DIN A0.
- 12884 Karten, Risse, Bilder, Nr. Schr 000, F 192, Nr 026: Eine weitere Möglichkeit zeigt dieses Beispiel aus dem Bestand 12884 Karten, Risse, Bilder im Hauptstaatsarchiv Dresden. Die Archivaliensignatur Schr 000, F 192, Nr 026 gibt zusätzlich den früheren Lagerort, bestehend aus Schrank- und Fachnummer an, erst dann folgt die laufende Nummer. Die alte Lagerortsignatur ist nun ein Teil der Archivaliensignatur. Bei einer Bestellung müssen alle Angaben vollständig und genau in dieser Schreibweise und in dieser vorgegebenen Interpunktion übernommen werden, damit auf Seiten des Archivs eine schnelle und eindeutige Identifizierung der bestellten Pläne möglich ist (nicht Schrank oder Schr. 000, sondern Schr 000, F 192, Nr 026).
Wofür braucht man diese Signaturen?
Ein Archivale ist nur mit beiden Signaturen eindeutig zu bestimmen. Eine Akte mit der Archivaliensignatur „100“ taucht in unzähligen Beständen auf. Ohne die Bestandssignatur ist es unmöglich, die richtige Akte ausfindig zu machen. Umgekehrt reicht aber auch die einfache Bestandsangabe nicht aus, um ein einzelnes Archivale zu finden.
Wichtig sind diese Angaben bei jeder Archivalienbestellung. Die Signaturen ermöglichen es unseren Kolleginnen und Kollegen, die richtigen Archivalien im Magazin herauszusuchen und im Lesesaal vorzulegen. Dasselbe gilt für die Bestellung von Kopien.
Auch beim Zitieren von Quellen muss auf die korrekte und vollständige Angabe der Signatur geachtet werden. Nur so ist nachprüfbar, auf welcher Grundlage wissenschaftliche Erkenntnisse erlangt wurden.
Tipp: Es empfiehlt sich, die Signaturen gleich bei der Recherche mit zu notieren oder vom Archivale abzufotografieren, damit die herausgesuchten Inhalte im Nachhinein der richtigen Quelle zugeordnet werden können.
Wie wichtig ist der Bestandsname?
Im Allgemeinen reichen die Bestandssignatur und die Archivaliensignatur aus, um ein Archivale zu bestimmen. Allerdings ist der „Zahlencode“ nicht für jeden verständlich, auch nicht im Archiv. Welche Bestände sich jeweils hinter den Bestandssignaturen 10119, 20119, 30119 oder 40119 verstecken, wissen auf Anhieb nur die Archivarinnen und Archivare, die mit diesen Beständen regelmäßig arbeiten. Außerdem kommt es gelegentlich zu Zahlendrehern. Die genannten Bestandssignaturen unterscheiden sich nur in einer Ziffer, so dass es schnell zu einem Fehler kommen kann. Bei der Bestandsangabe kann der Bestandsname also helfen, das richtige Archivale zu identifizieren.

Übrigens: Wer sich unsicher ist, was bei einer Bestellung anzugeben ist, findet online bei jedem Archivale die Angabe „Bestellen als“.
Zum Weiterlesen: Was beim Zitieren von originär elektronischen Unterlagen zu beachten ist, hat Peter Bayer hier zusammengestellt.
OpenEdition schlägt Ihnen vor, diesen Beitrag wie folgt zu zitieren:
Eva Kummer (4. Juni 2025). Bestandssignatur? Archivaliensignatur? – Entschlüsselung des archivischen Zahlencodes. SAXARCHIV-Blog. Abgerufen am 10. Februar 2026 von https://doi.org/10.58079/1420v
