Public Domain für Erschließungsdaten und Digitalisate

Digitalisat in SAX.Archiv (Screenshot)

Das Sächsisches Staatsarchiv ermöglicht Benutzung zunehmend nicht nur vor Ort, sondern auch im Internet. Dafür werden Erschließungsdaten und Digitalisate online bereitgestellt. Der Beitrag liefert Hintergrundwissen (nicht nur) für Archivarinnen und Archivare.

Online bereitgestellte Beständeübersichten mit Suchfunktion sind inzwischen Standard für Archive. Immer mehr Archive stellen auch Digitalisate, d.h. digitale Kopien von Archivgut, online zur Verfügung.

Zielgruppen sind die wissenschaftliche Forschung und die historisch interessierte Öffentlichkeit. Dazu gehören Familienforscherinnen ebenso wie Besitzer eines alten Dreiseithofes, regionalgeschichtlich Interessierte und viele andere. 

Das Staatsarchiv konzentriert sich bei der Bereitstellung von Erschließungsdaten und Digitalisaten auf eine langfristig nutzbare „Grundversorgung“, das heißt den nicht vorab durch das Archiv ausgewählten Zugang zu den Archivalien. Eine inhaltliche Zusammenstellung von Archivalien aus verschiedenen Provenienzen, zum Beispiel zu bestimmten Themenbereichen, findet nicht statt. Das Archiv liefert die „Rohdiamanten“. Das ist das Alleinstellungsmerkmal von Archiven.

Online-Bereitstellung von Erschließungsdaten

Strategisches Ziel ist es zunächst, alle Erschließungsdaten für Archivgut elektronisch in den internen Datenbanken zu erfassen. Erschließungsdaten sind Metadaten und enthalten Informationen zu jeder Archivalie. Dazu gehören etwa der Titel und die Enthält-Vermerke. Über Jahrhunderte lagen diese Informationen in Form von Findbüchern nur in Papierform vor. Aktuell sind die Erschließungsdaten zu etwa 5.050.140 Archivalien in den internen Datenbanken elektronisch erfasst. Das entspricht rund zwei Dritteln der im Staatsarchiv vorhandenen Archivalien. Von diesen Erschließungsdaten sind 3.132.797 rechtlich frei für eine Veröffentlichung. Die anderen unterliegen aus Datenschutzgründen noch Schutzfristen, vornehmlich wegen Personendaten. Deshalb dürfen sie noch nicht im Internet bereitgestellt werden.

Die im Internet verfügbaren Erschließungsdaten werden vierteljährlich aktualisiert. Dazu werden die Daten aus den internen Datenbanken ausgelesen, zu einer Einheit zusammengefügt und in einer eigens für das Staatsarchiv programmierten Anwendung auf der Website des Staatsarchivs als „SAX.Archiv“ präsentiert.

Die Suche erfolgt entweder systematisch über die Gliederung der Beständeübersicht. Oder es wird über die Suchfunktion recherchiert. Dazu wird eine interne Suchmaschine von sachsen.de genutzt. Diese Suchmaschine wurde speziell für die Bedürfnisse der Archivaliensuche angepasst. Darüber hinaus sind die Daten – für das Staatsarchiv selbstverständlich – so aufbereitet, dass sie auch von den gängigen externen Internetsuchmaschinen gefunden werden.

Online-Präsentation von Digitalisaten

Für die Präsentation von Digitalisaten nutzt das Staatsarchiv eine eigene Lösung. Der sonst häufig genutzte „DFG-Viewer“ der Deutschen Forschungsgemeinschaft kann in der technischen Umgebung von sachsen.de nicht eingesetzt werden. Das Staatsarchiv hat sich für eine pragmatische Lösung entschieden, die dem Anspruch an Qualität gerecht wird, benutzerfreundlich ist und die finanziellen Ressourcen schont.

Die „normalen“ Akten-Digitalisate werden als Einzeldateien mit jeweils ca. 1,5 MB bereitgestellt. Digitalisate von speziellen Archivalien, wie etwa Karten, werden hingegen gekachelt – wie man es auch von den Online-Kartendiensten kennt – , sodass Nutzerinnen und Nutzer selbst wählen können, wie weit sie hineinzoomen wollen. Das Maximum für den Download sind dabei ca. 9 MB. Auch Videos und Audios können präsentiert werden.

Derzeit sind 11.289.265 Digitalisate online nutzbar und können auch heruntergeladen werden.

Nutzung von online gestellten Daten und Digitalisaten

Sämtliche vom Staatsarchiv online gestellten Daten und Digitalisate gelten als in der Public Domain „veröffentlicht“. Sie sind unter Angabe der Herkunft frei weiterverwendbar. Für Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler und alle sonstigen Nutzerinnen und Nutzer ist dies kostenfrei. Die Daten und Digitalisate werden auch an nationale und internationale Portale weitergegeben: das Archivportal-D und Europeana.

Ausblick

Das Staatsarchiv hat sich 2015 eine Rahmenrichtlinie Digitalisierung gegeben, um technische Parameter und organisatorische Regelungen festzulegen. Es gibt eine Matrix „DigiList“, die anhand von Kriterien wie prognostizierte Benutzungsnachfrage, überregionale Bedeutung, Geschlossenheit der Überlieferung und weiteren für die Benutzung zu digitalisierende Archivalien priorisiert. Der planerische Vorlauf geht dabei aktuell bis 2025.

Insgesamt besitzt das Staatsarchiv derzeit ca. 35 Mio. Digitalisate. Das ist bereits eine ganze Menge und ein Projekt der Digitalisierung, das Fahrt aufgenommen hat. Nicht verschwiegen werden soll allerdings auch, dass Verwaltung und Speicherung bislang nur provisorisch geregelt sind und gehandhabt werden. Maßnahmen für technisch angemessene Lösungen befinden sich aber in Umsetzung.

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OpenEdition schlägt Ihnen vor, diesen Beitrag wie folgt zu zitieren:
Michael Merchel (25. April 2022). Public Domain für Erschließungsdaten und Digitalisate. SAXARCHIV-Blog. Abgerufen am 13. Juli 2024 von https://doi.org/10.58079/tw33


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2 Antworten

  1. Benjamin Kozlowski sagt:

    Entweder die Daten sind Public Domain, dann muss ich mich um gar nichts kümmern: ich muss nicht angeben, wo die Daten her sind und ich muss auch kein Wissenschaftler sein und ich kann die Daten kommerziell nutzen wie ich will. Das ist jedenfalls die Definition, de ich von Public Domain habe. Vermutlich meinen sie eher eine CC Lizenz oder?
    Ich habe außerdem mal versucht auf den entsprechenden Seiten (archive.sachsen.de/archivportal-d/ddb) zu schauen, ob an den Objekten eine Lizenz vermerkt ist, aber ich konnte nichts finden. Passiert das noch oder habe ich da was übersehen?

    • Michael Merchel sagt:

      Mit Ihrer Frage haben Sie einen Punkt getroffen, den das Staatsarchiv für sich noch nicht wirklich gut und abschließend umgesetzt hat. Hier sind wir noch dran. Richtig ist, dass wir die Digitalisate als in die “Public Domain” entlassen betrachten und Sie deshalb formaljuristisch betrachtet, damit tun und lassen können, was Sie wollen. Fachlich wichtig ist uns allerdings auch, dass bei der Weiterverwendung stets der Herkunftsnachweis angegeben wird. Nur so ist nach unserer Überzeugung Archivgut sachgerecht weiter zu nutzen. Es sollte aber einer angemessenen Weiterverwendung durch Sie nicht im Wege stehen.

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