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Zum World Digital Preservation Day: Klemmbausteine simulieren die digitale Welt

Workflow digitale Archivierung (Grafik: Wieland Medien).
Workflow digitale Archivierung (Grafik: Wieland Medien).

vom Sachgebiet elStA

Digitale Archivierung verlangt nach besonderen Lösungen. Um sein eigenes Personal für die komplizierte Archivierung von digitalen Fachverfahren zu schulen, hat das Sächsische Staatsarchiv ein Training entwickelt, das ohne digitale Mittel auskommt.

Behördliche Fachverfahren sind eine der wichtigsten digitalen Quellen der Überlieferung für staatliche Archive. Dabei handelt es sich um spezialisierte IT-Anwendungen (Software), die in Behörden eingesetzt werden, um die spezifischen Kernaufgaben und gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitsprozesse zu bearbeiten und zu verwalten. Sie dienen primär dazu, die Verwaltungsarbeit effizienter, rechtssicherer und schneller zu gestalten. Kurz gesagt: Fachverfahren sind die digitalen Werkzeuge, die es den Behörden ermöglichen, ihre hoheitlichen und administrativen Aufgaben gemäß dem Gesetz zu erfüllen.

Große Hürden

Die Archivierung von Fachverfahren stellt staatliche Archive vor große technische, organisatorische und konzeptionelle Hürden. Die Probleme liegen hauptsächlich in der Komplexität des Objekts und der Diskrepanz zwischen dem laufenden Verwaltungssystem und den Anforderungen eines Archivs. Fachverfahren bestehen oft aus mehreren Datenbanken, in die Daten aus den unterschiedlichsten Quellen einfließen (Bund, Länderebene, Kommunen). Oft sind Fachverfahren auch individuell auf die speziellen Aufgaben einer Behörde zugeschnitten und die Software wurde eigens nur für die Behörde entwickelt. Mit all diesen Eigenschaften sind sie für die Archivierung in einem elektronischen Archiv denkbar ungeeignet, denn sie verwenden oft keine offenen Standards oder weithin übliche Formate.

Somit sind auch die Anforderungen an das Archivpersonal bei der Archivierung, also der Bewertung, Verwahrung, Erschließung und Bereitstellung zur Nutzung der Daten aus Fachverfahren sehr hoch. Ein praxisrelevantes Trainingsszenario zu erstellen, in dem ein Übungsfachverfahren digital bereitgestellt wird, ist wegen des technischen Aufwands leider nicht möglich. Deswegen hat das Sächsische Staatsarchiv gänzlich auf digitale Hilfsmittel verzichtet und anstatt eines Fachverfahrens Modelle aus Klemmbausteinen erstellt, die als Ersatz dienen.

Training

Innerhalb des Trainings werden zwei Gruppen gebildet. Den Teilnehmenden wird in der ersten Runde des Trainings ein Modell aus Klemmbausteinen vorgeführt. Es geht darum,

  • die wesentlichen Eigenschaften dieses Modells zu erfassen,
  • die dafür nötigen technischen Komponenten zu ermitteln und
  • alles systematisch zu dokumentieren.
Abb. 1: Ausgangsmodell aus Klemmbausteinen. Foto: Sachgebiet elsta

Danach wird das Modell zerlegt. Regeln legen fest, welche Bauteile des Modells zum Archivieren mitgenommen werden dürfen, und welche zurückbleiben.

In der zweiten Runde müssen die Teilnehmenden ein Archivmodell konstruieren, das die als wesentlich definierten Eigenschaften aufweist. Dieses Modell wird in der Regel sehr viel reduzierter und schlichter sein als das Original. Unterschiede zum Ursprungsmodell können schriftlich oder als Zeichnung festgehalten werden. Danach wird alles wieder in seine Einzelteile zerlegt und mit der Dokumentation in einen Behälter getan.

Abb. 2: Zerlegtes Archivmodell in einem Behälter. Foto: Sachgebiet elsta

Runde drei des Trainings simuliert schließlich die Nutzung des archivierten Fachverfahrens. In staatlichen Archiven unterliegt das Archivgut in der Regel einer Sperrfrist, bevor es unbeschränkt benutzt werden kann. Deshalb muss man davon ausgehen, dass archivierte Daten aus Fachverfahren über einen langen Zeitraum im Archiv nicht benutzt werden. Trotzdem sollen sie auch nach Jahren noch abrufbar, authentisch und verstehbar für Nutzende des Archivs sein. Im Training können die Jahre des Brachliegens natürlich innerhalb von Minuten übersprungen werden. Die Archivbehälter der Gruppen werden getauscht und die Modelle müssen von Personen zusammengebaut werden, die den Ausgangszustand des Modells nie gesehen haben. Dazu können sie nur die vorliegenden Teile und die beiliegende Dokumentation nutzen.

Abb. 3: Archivmodell in der Benutzung. Foto: Sachgebiet elsta

Eine gemeinsame Auswertungsrunde beendet das Training. Grundlage der Auswertung sind Fotos von den ursprünglichen Modellen, die mit den abschließenden Ergebnissen verglichen werden.

Auch wenn man die Realität mit all ihren IT-technischen Details der elektronischen Archivierung nicht vollumfänglich mit diesem Trainingskonzept abbildet, so können doch wichtige Prozessschritte, auf die es bei der Archivierung von Fachverfahren ankommt, eingeübt werden.

Der World Digital Preservation Day (WDPD), der Welttag Digitale Erhaltung, ist ein jährlich am ersten Donnerstag im November stattfindender Aktionstag. Ausgerufen wird er von der Digital Preservation Coalition, einer gemeinnützigen Organisation mit dem zentralen Ziel, das Bewusstsein für die Notwendigkeit der digitalen Langzeitarchivierung weltweit und in der Gesellschaft zu schärfen. Da unsere moderne Kultur, Wirtschaft, Wissenschaft und Verwaltung massiv von elektronischen Informationen abhängen, soll der WDPD aufzeigen, dass digitale Daten aktiv vor dem unwiederbringlichen Verlust durch veraltete Formate, technische Fehler oder mangelnde Pflege geschützt werden müssen.


OpenEdition schlägt Ihnen vor, diesen Beitrag wie folgt zu zitieren:
SAXARCHIV (6. November 2025). Zum World Digital Preservation Day: Klemmbausteine simulieren die digitale Welt. SAXARCHIV-Blog. Abgerufen am 11. Februar 2026 von https://doi.org/10.58079/153n8


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