Wie bewerte ich Patientenakten?

"Akten bewerten", Ausschnitt aus der Infowand im Staatsarchiv Leipzig (Grafik: Kocmoc.net GmbH)
"Akten bewerten", Ausschnitt aus der Infowand im Staatsarchiv Leipzig (Grafik: Kocmoc.net GmbH)

Die Auswahl der dauerhaft aufzubewahrenden Akten gehört zu den Kernaufgaben der Archive. Angesichts des massenhaften Vorkommens von Patientenakten sind die Kriterien abzuwägen und zu dokumentieren. Wie kann eine solche Bewertungsentscheidung erarbeitet werden?

Anfang des Jahres 2022 war es wieder so weit. Die jährliche Anbietung von Patientenakten des Sächsischen Krankenhauses Altscherbitz ging im Staatsarchiv Leipzig ein. Dieses ist als Fachkrankenhaus für Psychiatrie und Neurologie im Bereich Nordwestsachsen das einzige staatliche Krankenhaus im Zuständigkeitsbereich des Staatsarchivs Leipzig. Neben der Klinik für Psychiatrie, Psychotherapie und Psychosomatik und der Klinik für Neurologie ist hier auch die Klinik für Forensische Psychiatrie angegliedert. Jährlich werden mehrere tausend Patientinnen und Patienten versorgt und die Behandlung in Patientenakten dokumentiert.

Die Bewertung der damit massenhaft vorkommenden, aber in vielen Teilen gleichförmigen Akten stellt die Archive immer wieder vor Herausforderungen. Schließlich wird mit der Bewertung die Entscheidung über „dauerhafte Aufbewahrung“ im Staatsarchiv oder „Vernichtung“ getroffen. Dabei sind sowohl der Nutzen für die Forschung als auch die Kosten für die Archivierung zu bedenken.

Landesheilanstalt Altscherbitz, Postkarte, um 1930 (Quelle: SächsStA-L, 22209 Postkartensammlung, Nr. 43)
Landesheilanstalt Altscherbitz, Postkarte, um 1930 (Quelle: SächsStA-L, 22209 Postkartensammlung, Nr. 43)

Wie wurde bisher bewertet?

Das bisherige Bewertungsmodell für die vorangegangenen Entlassungsjahrgänge bis 1990 kombinierte eine Buchstabenauswahl mit langen Laufzeiten und einer vollständigen Übernahme forensischer Akten. Zudem wurden Akten bis 1945 komplett als archivwürdig übernommen. Dieses Modell war im Jahr 1999 erstellt und 2015 angepasst worden. Im Ergebnis wurden in den letzten Jahren pro Jahrgang ca. 50 bis 70 Patientenakten übernommen. Akten bis 1945 waren nicht mehr darunter.

Die 2022 angebotenen Patientenakten des Sächsischen Krankenhauses Altscherbitz betrafen den Entlassungsjahrgang 1991. Damit handelt es sich um den ersten Entlassungsjahrgang unter veränderten Rahmenbedingungen: Nach der Wiedervereinigung kam es u. a. zu strukturellen und rechtlichen Änderungen sowie zu Personalwechseln.

Die Möglichkeit, die bisherige Bewertungspraxis grundlegend zu überdenken und anzupassen, war somit gegeben.

Gibt es Hilfsmittel?

In der archivischen Fachliteratur der älteren und neueren Zeit ist die Bewertung von Patientenakten bereits thematisiert worden. Als hilfreich erwiesen sich für mich fünf Beiträge.1 Wie sind andere Archive an dieses Thema herangegangen, welche Entscheidungen wurden auf welcher Grundlage getroffen? Anhand der Literatur konnte ich mir dazu einen guten Überblick verschaffen.

Für die anstehende Bewertung waren diese allerdings nur bedingt nutzbar: Sie bezogen sich zumeist auf ältere Patientenakten bis maximal in die 1970er Jahre. Es mussten deshalb eigene Überlegungen angestellt werden.

Zustand der Anbietungsliste

Für die Entscheidungsfindung habe ich die im Excel-Format übermittelte Anbietungsliste unter verschiedenen Gesichtspunkten sortiert, aufgearbeitet und ausgewertet.

Neben einem laufenden Zähler und dem Hinweis auf die Patientenakte enthielt diese nur Spalten für

  • das Aktenzeichen,
  • den Namen der Patienten oder Patientinnen („Nachname Vorname“, ohne Kommaabtrennung),
  • das Geburtsdatum,
  • die Laufzeit (= nur das Entlassungsjahr) und
  • den Inhalt (Angabe der Abteilung mit Laufzeit, z. B. „Geronto 08-09/1987; 10 – 12/1991“).
Anbietungsliste, die Namen wurden aus Datenschutzgründen entfernt (Foto: Birgit Richter)
Anbietungsliste, die Namen wurden aus Datenschutzgründen entfernt (Foto: Birgit Richter)

Eine den archivischen Ansprüchen besser entsprechende Liste mit Trennung der Namen, Aufschlüsselung der Laufzeiten und Fachabteilungen in eigenen Spalten war kurzfristig nicht zu bekommen, ist für die nächsten Jahrgänge jedoch vorgesehen.

Nach der Bereinigung von Doppeleinträgen waren insgesamt 1189 Akten enthalten, davon 610 zu (den Namen nach) weiblichen und 579 zu (ebenfalls den Namen nach) männlichen Personen. Die Geburtsjahre erstrecken sich bis 1988.

Welche Bewertungsvarianten wurden betrachtet?

Ich habe mehrere Bewertungsvarianten getestet. Die Möglichkeiten von Excel durch Filter und Funktionen erwiesen sich dabei als sehr hilfreich.

Als Varianten 1 und 2 waren die Vollarchivierung (100 %) und die Totalkassation (0 %) in Betracht zu ziehen.

Als Variante 3 wurden die Akten mit den Geburtsdaten 1. März, 1. Juni, 1. September und 1. Dezember ausgewählt. Diese Daten sind auch in der Verwaltungsvorschrift über die Aussonderung von Personalakten als Übergabekriterium benannt. Insgesamt entsprachen 14 von 1189 Akten diesem Kriterium, das sind 1,2 %.

Variante 4 zielte auf die Anfangsbuchstaben der Nachnamen ab. Unter Verwendung des in Sachsen häufig genutzten Modells OTG+R kämen damit 100 + 70 Akten zur Archivierung. Das entspricht 8,4 % bzw. 14,3 %.

Im fachlichen Austausch mit einer Kollegin wurde mir eine weitere Variante 5 vorgeschlagen: die vollständige Übernahme eines Entlassungsmonats. Die Monate sind in der Inhaltsspalte der Anbietungsliste enthalten und konnten separiert werden. Hier wären 7,3 % bis 10,5 % als archivwürdig zu bewerten.

Bei Variante 6 ging ich von einer festzulegenden Übernahmequote (beispielsweise 1 %) aus. Diese könnte auf die einzelnen Abteilungen verteilt werden. Je nach Auftreten im Jahrgang werden die einzelnen Abteilungen damit unterschiedlich stark überliefert. Auf Grund der besonderen Bedeutung von forensischen Akten waren diese bislang vollständig übernommen worden.

Als Variante 7 wurde eine zufällige Stichprobe betrachtet. Hierbei würde aus der Grundgesamtheit, die der Anbietungs- bzw. Entlassungsjahrgang darstellt, eine repräsentative Auswahl getroffen. Statistische Auswertungen wären möglich. Mit der Formel2 konnte errechnet werden, welche Anzahl an Patientenakten dazu übernommen werden müsste: 316 Akten. Das entspricht 26,6 %.

Abwägung zwischen den Bewertungsvarianten

Die Bewertungsentscheidung war damit zwischen sieben Varianten zu treffen.

Patientenakten der Vorgängereinrichtungen (StA-L, 20047 Landesheilanstalt Altscherbitz), Foto: Birgit Richter
Patientenakten der Vorgängereinrichtungen (SächsStA-L, 20047 Landesheilanstalt Altscherbitz), Foto: Birgit Richter

Die Varianten 1 und 2 wurden als ungeeignet verworfen. Das Sächsische Krankenhaus Altscherbitz ist eine Einrichtung mit langer Tradition. Im Zuständigkeitsbereich des Staatsarchivs Leipzig ist es das einzige verbliebene staatliche Krankenhaus. Die Überlieferung mit dem Jahr 1990 abbrechen zu lassen, würde dem nicht gerecht. Andererseits ist die Vollarchivierung sowohl aus wissenschaftlicher als auch wirtschaftlicher Sicht nicht sinnvoll. Die Kosten der Archivierung würden den Nutzen übersteigen.

Bei der Auswahl nach bestimmten Anfangsbuchstaben der Nachnamen (Variante 4) besteht die Gefahr, Veränderungen in der gesellschaftlichen Struktur nicht abbilden zu können. Beispielsweise könnten Migrantengruppen, bei deren Nachnamen andere Buchstaben häufiger vorkommen, benachteiligt werden. Das würde das Gesamtbild verzerren. Die Variante ist damit nicht in Frage gekommen.

Als ebenso ungeeignet habe ich auch die Variante 5 mit der Auswahl nach Entlassungsmonaten eingeschätzt, da die Übernahmequote als zu hoch angesehen wird. Vor allem, wenn nicht nur ein, sondern mehrere Monate übernommen werden sollten.

Ebenso schied die Festlegung einer bestimmten Quote für die jeweiligen Abteilungen aus (Variante 6).

Bewertungsvarianten im Vergleich (Daten: Doreen Wustig)
Bewertungsvarianten im Vergleich (Daten: Doreen Wustig)

Welche Bewertungsentscheidung wurde getroffen?

Die Entscheidung fiel damit zwischen der Auswahl nach den Geburtsdaten (Variante 3) und der repräsentativen Stichprobenauswahl (Variante 7). Sie wurde nicht allein durch mich getroffen, sondern stellt das Ergebnis fachlicher Diskussion und Abwägung im Kollegenkreis dar.

Im Ergebnis entschieden wir uns für Variante 3, da auf Grund der geringen Grundgesamtheit die Stichprobe bei Variante 7 sehr groß ausfällt. Zudem sind Nachfragen aus der Forschung zu repräsentativen Stichproben hier bislang nicht festzustellen gewesen.

Ergänzend werden alle Patientenakten der Forensik übernommen, um dieser Besonderheit Rechnung zu tragen. Das entspricht 17 Akten.

Mit dieser Entscheidung werden weder Personengruppen ausgeschlossen noch bevorzugt, saisonal bedingte Entlassungswellen nicht überrepräsentiert und alle Fachbereiche überliefert.

Wie geht es weiter?

Die getroffene Bewertungsentscheidung soll auch für die nächsten Anbietungsjahrgänge gelten. Wir sind uns dabei bewusst, dass die Entscheidung dabei ständig auf ihre Eignung zu prüfen ist. Anpassungen sind zwar hinsichtlich der Kontinuität vor allem von Forschenden unerwünscht, durch neue Erkenntnisse oder Änderungen der Ausgangslage jedoch nicht zwingend zu vermeiden.

Zu überdenken ist auch, ob nicht ein sachsenweit gültiges Modell für Patientenakten der staatlichen Krankenhäuser nach 1990 zu erarbeiten ist. Dabei könnten sowohl ganze Krankenhäuser von der Anbietungspflicht befreit werden oder die Auswahlentscheidung für alle vorweggenommen werden.

Dies sind bislang aber nur Gedankenspiele.

Die Übergabe der ausgewählten Patientenakten des Jahrgangs 1991 steht zum jetzigen Zeitpunkt noch aus. Angefordert sind insgesamt 31 Akten (2,6 %). Die durch das Sächsische Krankenhaus Altscherbitz zu erstellende Übergabeliste ist durch weitere Angaben zu ergänzen, z. B. den Laufzeitbeginn.

Damit kann ich die Personendaten nach der Revision in das Archivinformationssystem Augias importieren. Für die interne Recherche ist dann der Zugriff anhand der Datenbank möglich. Eine Freigabe für die Online-Recherche ist aus archivgesetzlichen Gründen noch für längere Zeit nicht realisierbar. Es gelten sowohl die allgemeine Schutzfrist von 30 Jahren nach Entstehung der Unterlagen als auch die personenbezogenen Schutzfristen.

Ziel der Bewertung und Übernahme ist die Bereitstellung von Unterlagen für die Forschung. Wir hoffen, mit unserer Auswahl eine aussagekräftige Überlieferung zu bilden und viele mögliche Fragestellungen abzudecken.


  1. Kretzschmar, Robert, Patientenakten der Psychiatrie in den Staatsarchiven, in: Historische Überlieferung aus Verwaltungsunterlagen, hrsg. von Robert Kretzschmar, Stuttgart, 1997, S. 341ff.- Wischnath, Michael, Einführung zu den Bewertungs- und Erschließungsempfehlungen für Krankenakten, in: Der Archivar, Jahrgang 51, 1998, S. 234ff.- Bender, Wolfgang, Für die Forschung gerettet und erschlossen: Die Patientenakten des Lindenhauses in Lemgo, in: Archivpflege in Westfalen-Lippe, Band 59 (2003), S. 35ff.- Eilts, Axel, Die Aussonderung von Patientenakten der Karl-Jaspers-Klinik in Wehnen, in: Archiv-Nachrichten Niedersachsen, Band 14 (2010), S. 82ff.- Stockhecke, Kerstin und Thau, Bärbel, Patientenakten – Perspektiven aus der Praxis, in: Archivar, Band 73, Heft 3 (2020), S. 234ff. []
  2. https://archiv.vsa-aas.ch/wp-content/uploads/2015/06/Sampling_Begriffe_und_Verfahren.pdf , Seite 3 []

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