Digitalisierung und Bestandserhaltung – Ein Aktenband in XXL auf dem Scanner

Tag für Tag fertigen die Reprowerkstätten des Staatsarchivs digitale Kopien für Benutzer an. Format, Material und Erhaltungszustand der Archivalien werden dabei oft zur Herausforderung. Ein nicht ganz alltägliches Beispiel.

Die Notwendigkeit professionell angefertigter Vervielfältigungen

Trotz wachsender Digitalangebote und der Selbstfotografie im Lesesaal sind die Reprowerkstätten des Staatsarchivs nach wie vor gut ausgelastet. Viele Nutzerinnen und Nutzer schätzen ihren Service. Die Werkstätten bearbeiten insbesondere die komplizierten Fälle. Dazu gehören vor allem:

• Unterlagen, die eine spezielle Scantechnik benötigen. Das gilt zum Beispiel für großformatige Karten und sperrige Einbände.
• Unterlagen, die eine besonders schonende Behandlung erfordern.
  Hier braucht es das Fingerspitzengefühl geschulter Fotografinnen und Fotografen für das jahrhundertealte Archivgut. Unsere Fachleute wissen, wie sich eine Schädigung der oft unhandlichen und fragilen, manchmal auch lichtempfindlichen Vorlagen beim Scannen vermeiden lässt.

Dabei können schon überdurchschnittlich dicke Akteneinbände, wie sie in den Magazinen des Staatsarchivs in Massen lagern, zum Problem werden. Je stärker der Band, desto größer die Herausforderung. Für die Selbstbedienungsscanner in den Lesesälen sind sie häufig ungeeignet.

Um solche Vorlagen unter der Kamera eines Aufsichtscanners schonend offen auflegen zu können (der Fachbegriff ist „planlegen“), braucht es eine sogenannte „Buchwippe“, mit der alle Aktenscanner des Staatsarchivs ausgestattet sind. Sie gleicht die Höhenunterschiede zwischen den beiden Hälften des aufgeschlagenen Bandes aus. Die Einstellung wird beim Blättern stetig angepasst.

Ein besonderes Exemplar

Kürzlich reproduzierte die Bildstelle des Hauptstaatsarchivs Dresden für einen Benutzer einige Seiten aus einem außergewöhnlich dicken Aktenband, bei dem selbst die Buchwippe den Höhenunterschied nicht mehr ausgleichen konnte. Die Vorlage, ein frühes Landsteuerregister von 1553, stammt aus dem kursächsischen Obersteuerkollegium und enthält gleich mehrere Dutzend Hefte mit Steuerregistern, die man zur Aufbewahrung fest zusammengebunden hat.

Dabei ist der Rücken auf die rekordverdächtige Breite von fast 35 cm angewachsen. Hier war selbst die mit gut 20 cm eigentlich komfortable Hubtiefe der Wippe überfordert. Die Fotografin musste die aufgeschlagenen Hälften zusätzlich durch Schaumstoffkeile stützen und mit jeder neuen Seite den Aufbau neu ausrichten.

Weitere Spezialtechnik

Zugegeben kein gewöhnlicher Fall. In weniger spektakulären Dimensionen gehört er jedoch zum Alltag in der archivischen Reprographie. Auch für besonders große Formate, zum Beispiel bei Karten und Urkunden, ist das Staatsarchiv gut ausgestattet. Im Hauptstaatsarchiv Dresden können z. B. mit einem Aufsichtscanner großformatige Vorlagen bis DIN A0, mit einer Vertikalkamera im Archivzentrum Hubertusburg noch weit darüber hinaus digitalisiert werden. Für sperrige Einbände verfügt die Zentralwerkstatt seit kurzen auch über einen sogenannten „Grazer Buchtisch“, der eine Digitalisierung mit reduziertem Öffnungswinkel bei besonders straffen Einbänden ermöglicht.

Fazit

Das Beispiel zeigt, dass eine bestandsschonende Digitalisierung von Archivgut sorgsam vorbereitet und vor allem die richtige Scantechnik gewählt werden muss. Gibt es besondere konservatorische Anforderungen, muss meist auch der übliche Workflow angepasst werden. In der Regel ist hier die Mitwirkung von Restauratoren gefragt. Das gilt natürlich auch für größere Digitalisierungsprojekte, in denen das Staatsarchiv mit Dienstleistern zusammenarbeitet.

Nur so kann garantiert werden, dass die kostbaren Einzelstücke während des Reproduktionsvorganges keinen Schaden nehmen und in einer angemessenen Form digitalisiert und vervielfältigt werden.

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